AI-inkorg: tolkning av order, mejl och bilagor

Kort svar

Vad tolkning av ett inkommande mejl gör

Momentet som försvinner är inte beslutet, det är knapptryckningarna. Någon läser i dag ett mejl, öppnar bilagan, letar upp kunden, letar upp artiklarna och skriver in raderna. Den delen gör tolkningen, och lämnar över ett förslag med en säkerhetsprocent på.

Kvar hos er finns det som faktiskt kräver omdöme: stämmer antalen, är datumet rimligt, ska den här kunden verkligen få det priset. Ett förslag går fort att läsa. En order som skapats i det tysta och blivit fel tar en halv dag att reda ut.

Gränser

Vad tolkningen läser, och vad den inte läser

Tolkningen läser två saker: den tvättade mejltexten, alltså det avsändaren faktiskt skrev utan formatering, spårlänkar, citerad historik och signatur, och texten i bifogade PDF:er. Att bilagan räknas som innehåll är hela poängen. Ligger beställningen i en PDF är mejlet ofta bara en hälsning och en signatur.

Det finns två gränser vi hellre är tydliga med än blir påkomna med. En inskannad PDF eller ett foto av en beställning är en bild utan textlager, och där finns ingenting att läsa. En bilaga i Excel eller Word sparas på posten och går att öppna, men texten i den går i dag inte in i tolkningen. I båda fallen ligger posten kvar för manuell hantering i stället för att tyst bli tom.

Utfallet

Fälten en tolkning plockar ut ur dokumentet

Först riktningen: är avsändaren kund eller leverantör, sett från er sida. Det är den viktigaste bedömningen, och den avgörs av innehållet och inte av rubriken. Ett papper som heter "Purchase Order" är avsändarens inköpsorder, alltså er kundorder.

Sedan huvudet: kontaktperson, företagsnamn, motpartens referens, ert eget ordernummer när dokumentet hänvisar till ett, orderdatum, önskat leveransdatum och valuta. Och raderna: artikelnummer, beskrivning, antal, enhet och à-pris.

Ovanpå det en kort sammanfattning på svenska, en säkerhetsprocent för tolkningen som helhet och ett till tre förslag på nästa steg: skapa kundorder, skapa offert, skapa affär, skapa inköpsorder, koppla en orderbekräftelse till en av era öppna inköpsordrar, skapa ärende, be om mer information eller avvisa som skräp.

Ett förslag som pekar på en befintlig order måste peka på ett ordernummer som verkligen finns bland era öppna inköpsordrar. Gör det inte det visas knappen inte alls, eftersom en knapp som leder ingenstans är sämre än ingen knapp.

Vägen genom inkorgen

Från inkommande mejl till godkänd order

Fyra steg. De tre första sköter systemet på egen hand, och det fjärde är ert: granskningen och beslutet. Posten går genom statusarna ny, bearbetas, redo och behandlad, och blir misslyckad i stället för tom när något inte gick att läsa.

1
Meddelandet kommer in

E-post hämtas från en brevlåda i Microsoft 365, och en notis därifrån gör att posten dyker upp inom någon minut i stället för vid nästa hämtning. Dokument går också att ladda upp för hand eller skicka in via API.
2
Innehållet tolkas

Mejltexten tvättas från formatering, signatur och citerad historik, och texten i bifogade PDF:er läses in. Tolkningen avgör vem motparten är, vilken sorts dokument det är och vad som ska bli orderrader.
3
Avsändaren matchas

Företaget knyts till ett kundnummer eller leverantörsnummer i ert eget register. Träffen får en säkerhetsprocent, och uteblir den står posten kvar utan matchad motpart i stället för att gissa.
4
Ni väljer vad det ska bli

Posten får status Redo med ett till tre förslag överst. Väljer ni Order öppnas orderformuläret med kund, referens, datum och rader ifyllda. Ordern finns när ni har sparat den, inte innan.

Fyra banor

Sälj, inköp, ärenden och övrigt

Inkorgen är byggd för att betas av: träfflistan till vänster, meddelandet till höger, åtgärderna på samma skärm. Posterna grupperas efter vad de kräver av er, alltså kräver åtgärd, väntar och klart, och kan filtreras per bana. Siffran på varje bana är hur många poster där som väntar på någon. Föredrar ni den gamla tabellen finns den kvar.

Sälj tar emot det som kommer från kunder: beställningar, prisförfrågningar och frågor om pågående ordrar. Här ligger Skapa order, Skapa offert och Skapa affär sida vid sida, eftersom en beställning, en prisfråga och en trevare ofta ser likadana ut i mejlet.

Inköp tar emot leverantörernas orderbekräftelser och aviseringar, plockar ut fälten och kan föreslå att posten hör till en befintlig inköpsorder.

Ärenden är supportflödet. Mejl hit blir ärenden, och svar i samma tråd blir kommentarer på ärendet i stället för nya ärenden. Per brevlåda väljer ni om det ska ske direkt eller först när någon tryckt på knappen.

Övrigt är banan för en brevlåda med blandad post. Banan följer brevlådan men är en vägledning, inte ett facit: känner tolkningen igen ett sälj- eller inköpsdokument flyttas posten dit den hör hemma.

Från tangentbordet: J och K bläddrar, O skapar order, T ärende, D affär, R svarar och E avvisar.

Detaljerna som avgör

Det som brukar gå fel med order på mejl

Dubbletter, trådar som splittras, autosvar som blir ärenden. Inkorgen är byggd runt just de problemen.

Trådar hålls ihop

Svar och vidarebefordringar grupperas till samma konversation, även när ämnesraden fyllts med Re: och SV:. Ni slipper leta i tre olika mejl för att förstå vad kunden ändrade.

Svaret går ut från rätt brevlåda

Svarar ni från inkorgen skickas mejlet från samma adress som det kom in till, och stannar i tråden. Motpartens nästa svar hittar därmed tillbaka till samma post i stället för att bli en ny.

Samma mejl räknas en gång

Poster identifieras på mejlets message-id, så en hämtning som körs om skapar inga dubbletter. Skickar kunden om sin beställning i ett nytt mejl är det en ny post, och ni avgör om det är samma order.

Frånvarobesked stör inte kön

Autosvar, massutskick och studsade mejl blir inte egna ärenden. Hör svaret till ett pågående ärende läggs det som en intern anteckning, utan att kunden notifieras eller ärendet flyttas.

Kopplingar åt alla håll

En post kan höra till en kundorder, en inköpsorder, en offert, en affär, ett ärende, en kund, en leverantör, en sändning eller en faktura. Kopplingarna listas på posten.

Spårbar historik

Varje post har en egen händelselogg: skapad, typ ändrad, status ändrad, koppling tillagd, besvarad, behandlad eller misslyckad. Ni kan alltid se varför det blev som det blev.

Egna instruktioner

Ni kan beskriva hur er post brukar se ut

Under Inställningar, Företag, AI finns en ruta som bara inkorgen läser: en kort text om hur mejl och dokument brukar se ut hos just er. Att en viss kund alltid skickar order som PDF-bilaga, att artikelnummer skrivs utan bindestreck, att posten från en viss adress alltid är skräp. Rutan rymmer 2 000 tecken, och kort text fungerar bättre än lång.

Instruktionen hjälper tolkningen att läsa era dokument. Den kan inte vända bedömningen av vem som är kund och vem som är leverantör, och den kan inte få ett fält att fyllas med något som inte står i dokumentet.

Frågor

Vanliga frågor om inkorg och tolkning

Kan Fluit tolka en beställning som ligger i ett mejl eller en PDF?

Ja. Det är precis det inkorgen gör. Mejltexten och texten i bifogade PDF:er läses in, och ur dem plockas kund, referens, datum och orderrader ut till ett förslag på kundorder, offert eller ärende. Förslaget granskar ni innan något skapas.

Skapas ordrar automatiskt?

Nej. Tolkningen sätter status Redo och lägger ett till tre förslag överst på posten. Väljer ni ett av dem öppnas formuläret med kund, referens, datum och rader ifyllda, och först när ni sparar finns ordern. Vi har byggt det så med flit: ett felaktigt orderförslag som ingen tittat på är dyrare än att spara tio sekunder.

Kan den läsa ett foto eller en inskannad beställning?

Nej, inte i dag. Tolkningen läser text, och en skannad PDF eller ett foto från en telefon är en bild utan textlager. Filen sparas på posten och går att öppna, men det finns ingen text att tolka, så posten hamnar för manuell hantering. Beställningar som skrivits ut och fotats behöver alltså fortfarande knappas in.

Vilka brevlådor kan kopplas in?

Hämtningen sker mot Microsoft 365 med samma e-postinställningar som resten av systemet använder. Varje brevlåda kopplas till en bana: sälj, inköp, ärende eller övrigt. Utöver e-post går det att ladda upp dokument för hand eller skicka in dem via API.

Vad händer när tolkningen inte förstår meddelandet?

Posten får status misslyckad och ligger kvar i gruppen Väntar, där den går att köra om. Går dokumentet inte att klassa behåller posten brevlådans bana. Ingenting kastas, och ingenting skapas i blindo. Ett mejl ni avvisat av misstag går att ta tillbaka med Ångra avvisning.

Fungerar det för leverantörssidan också?

Delvis. Inköpsbanan tar emot orderbekräftelser och aviseringar och plockar ut fälten. Känner tolkningen igen ett av era egna ordernummer bland de öppna inköpsordrarna föreslår den att posten hör dit. Själva avvikelseanalysen mot er beställning, alltså om antal och datum ändrats, gör ni fortfarande själva.

Vad kostar inkorgen?

Den ligger i tilläggsmodulen AI, Inbox och automation tillsammans med chatten, AI-rutinerna och MCP-kopplingen. Priset följer omsättningsnivå enligt prislistan, och Fluit fungerar utan modulen.

Beställningen kommer på mejl. Igen.