Beställningen kommer på mejl. Igen.
En stor del av orderintaget i svenska handelsbolag är fortfarande mejl med en PDF i. AI-inkorgen läser meddelandet, matchar kunden och fyller i orderformuläret åt er. Ni granskar, rättar och sparar.
Kort svar
Avskriften försvinner, kontrollen är kvar
Momentet som försvinner är inte beslutet, det är knapptryckningarna. Någon läser i dag ett mejl, öppnar bilagan, letar upp kunden, letar upp artiklarna och skriver in raderna. AI:n gör den delen och lämnar över ett förslag.
Kvar hos er finns det som faktiskt kräver omdöme: stämmer antalen, är datumet rimligt, ska den här kunden verkligen få det priset. Ett förslag går fort att läsa. En order som skapats i det tysta och blivit fel tar en halv dag att reda ut.
Vägen genom inkorgen
Från inkommande mejl till godkänd order
Sex steg. De fyra första sköter systemet, de två sista är era: granskningen och beslutet.
- 1
Mejlet kommer in
Inkorgen kopplas till en befintlig brevlåda i Microsoft 365. Filer går också att ladda upp för hand, och integrationer kan skicka in meddelanden via API.
- 2
Meddelandet hamnar i rätt inkorg
Varje brevlåda har en inkorgstyp: sälj, inköp eller allmänt. Känner AI:n igen dokumentet som en order, offert, orderbekräftelse eller faktura flyttas meddelandet till den inkorg det hör hemma i.
- 3
Innehållet tolkas
AI:n läser brödtexten och bilagorna, till exempel en beställning i PDF, och plockar ut det som ska bli rader: artikel, antal, önskat datum, referens.
- 4
Avsändaren matchas
Meddelandet kopplas mot rätt kund eller leverantör i registret, med ett mått på hur säker matchningen är.
- 5
Redo för granskning
Meddelandet får status Redo och hamnar i listan tillsammans med AI:ns förslag på nästa steg. Ingenting skapas av sig självt.
- 6
Ni väljer åtgärd
Välj förslaget så öppnas formuläret för order, offert eller inköpsorder med kund, referens, datum och rader ifyllda. Ni rättar det som blivit fel och sparar. Meddelandet markeras som behandlat och får en referens till posten.
Detaljerna som avgör
Det som brukar gå fel med mejlorder
Dubbletter, trådar som splittras, bilagor som försvinner. Inkorgen är byggd runt just de problemen.
Trådar hålls ihop
Svar och vidarebefordringar grupperas till samma konversation, även när ämnesraden fyllts med Re: och SV:. Ni slipper leta i tre olika mejl för att förstå vad kunden ändrade.
Bilagor sparas på meddelandet
PDF:er, kalkyler och bilder ligger kvar på meddelandet och är det AI:n tolkar raderna ur. Underlaget når ni via meddelandet, som i sin tur pekar på posten ni skapade.
Samma mejl räknas en gång
Meddelanden identifieras på sitt message-id, så en hämtning som körs om skapar inga dubbletter. Skickar kunden om beställningen i ett nytt mejl är det ett nytt meddelande, och det är ni som avgör om det är samma order.
Kopplingar åt alla håll
Ett meddelande kan höra till en kundorder, en inköpsorder, en offert, ett ärende, en kund, en leverantör, en leverans eller en faktura. Kopplingarna listas på meddelandet.
Status hela vägen
Ny, bearbetas, redo, behandlad, misslyckad eller avvisad. Ett meddelande som AI:n inte kan tolka försvinner inte, det hamnar i kön för manuell hantering.
Spårbar historik
Varje meddelande har en egen händelselogg: skapat, omklassat, statusbyte, koppling tillagd, behandlat eller misslyckat. Ni kan alltid se varför det blev som det blev.
Tre inkorgar
Sälj, inköp och allt annat
Sälj tar emot det som kommer från kunder: beställningar, förfrågningar och frågor om pågående ordrar. Det är här orderförslagen uppstår.
Inköp tar emot leverantörernas orderbekräftelser och aviseringar. Fälten plockas ut och AI:n kan flagga att meddelandet hör till en befintlig inköpsorder, som ni sedan tar ställning till.
Allmänt är typen ni sätter på en brevlåda som tar emot blandad post. Inkorgstypen följer brevlådan, och AI:n flyttar meddelandet först när den känner igen dokumentet som ett sälj- eller inköpsdokument.
Vanliga frågor
Om AI-inkorgen
Skapas ordrar automatiskt?
Nej. AI:n tolkar meddelandet och sätter status Redo tillsammans med ett förslag på nästa steg. Väljer ni förslaget öppnas orderformuläret med kund, referens, datum och rader ifyllda, och först när ni sparar finns ordern. Vi har byggt det så med flit: ett felaktigt orderförslag som ingen tittat på är dyrare än att spara tio sekunder.
Vilka brevlådor kan kopplas in?
Inkorgen använder samma e-postinställningar som resten av systemet, och hämtningen sker i dag mot Microsoft 365. Utöver e-post går det att ladda upp filer manuellt eller skicka in meddelanden via API.
Vad händer när AI:n inte förstår mejlet?
Meddelandet får status misslyckad och ligger kvar i listan för manuell hantering, med möjlighet att köra tolkningen igen. Går dokumentet inte att klassa behåller det brevlådans inkorgstyp. Ingenting kastas, och ingenting skapas i blindo.
Läser den bilagor?
Ja. Beställningar kommer ofta som PDF, och det är hela poängen med funktionen. Bilagan tolkas och sparas på meddelandet, som kopplas till den post ni skapar.
Fungerar det för leverantörssidan också?
Delvis. Inköpsinkorgen tar emot orderbekräftelser och aviseringar, plockar ut fälten och kan föreslå att meddelandet hör till en befintlig inköpsorder. Själva matchningen mot rätt order, och avvikelseanalysen mot er beställning, gör ni fortfarande själva.
Vad kostar inkorgen?
Den ligger i tilläggsmodulen AI, Inbox och automation. Priset följer omsättningsnivå enligt prislistan.
Inkorgen är en av fyra AI-ytor i Fluit. Se även AI-chatten, AI-rutinerna och MCP-kopplingen.
Ta med ett riktigt kundmejl
Boka en demo och skicka med ett verkligt beställningsmejl i förväg. Vi kör det genom inkorgen och visar vad som blir rätt, och var ni fortfarande behöver titta.