ERP-system: vad det är och hur du väljer ett
ERP och affärssystem betyder samma sak. Här går vi igenom vilka delar ett ERP-system består av, hur du märker att bolaget behöver ett och vilka frågor som faktiskt avgör valet av leverantör.
Grunderna
Vad är ett ERP-system?
Ett ERP-system är ett samlat system där ett företags återkommande processer körs mot en gemensam databas: order, lager, inköp, produktion, fakturaunderlag och uppföljning. Det avgörande är inte de enskilda funktionerna utan att de delar data, så att en lagd order syns direkt i lagersaldot och i inköpsbehovet.
ERP står för Enterprise Resource Planning, och affärssystem är den svenska termen för exakt samma sak. Orden används synonymt, ofta inom samma organisation och ibland i samma mening. Det finns ingen funktionell skillnad mellan ett system som kallar sig ERP och ett som kallar sig affärssystem.
Den här sidan handlar om köpet: vad ett ERP består av, när ett bolag behöver ett och vad man bör fråga leverantören. Vill du först reda ut begreppet i lugn och ro finns den längre genomgången i guiden vad är ett affärssystem, som också reder ut skillnaden mot ett rent ekonomisystem.
Delarna
Vad ett ERP-system består av
Modulerna nedan är de som återkommer i nästan varje ERP. Ordningen följer flödet genom bolaget, och det är just därför de behöver dela databas: varje steg är beroende av vad det förra skrev.
Kund, offert och order
Kunduppgifter, prislistor och avtal på ett ställe. Offerten blir order utan att någon skriver av något, och ordern reserverar saldot direkt.
Lager och logistik
Saldon per lagerplats, batch och serienummer. Plock, inlagring och inventering med streckkodsskanning i stället för på papper.
Inköp och materialplanering
Behovet räknas fram ur order, saldo, ledtid och säkerhetslager i stället för att gissas. Inköpsordern följs upp mot bekräftelse och inleverans.
Produktion
Stycklista, arbetsorder och operationer. Materialet reserveras mot ordern och avräknas när den rapporteras klar.
Fakturaunderlag och ekonomi
Leveransen blir fakturaunderlag med rätt moms och rätt konto. Underlaget går vidare till bokföringen i stället för att skrivas in en gång till.
Uppföljning
Marginal per order, kapitalbindning per artikel, leveransprecision per leverantör. Siffror ur driften, inte ur en manuellt underhållen Excel.
Behovet
När behöver ett bolag ett ERP-system?
Frågan ställs oftast som en storleksfråga — hur många anställda krävs? — men antalet anställda säger mindre än antalet överlämningar mellan system. Ett bolag med fyra personer och fem separata verktyg har fler ställen där informationen kan glida isär än ett med tjugo personer i ett system.
Den praktiska tröskeln går där kostnaden för att hålla ihop informationen manuellt överstiger kostnaden för systemet. Den kostnaden är sällan en faktura. Den är tid som går åt till avskrifter, order som säljs mot saldon som inte finns, och beslut som fattas på siffror som är en vecka gamla.
Tecknen
Fyra tecken på att kalkylarket tagit slut
Känner ni igen er i minst ett av dem är det värt att räkna på ett system. Känner ni igen er i tre kostar det redan mer att låta bli.
Saldot stämmer inte med hyllan
Någon säljer en vara som redan är lovad bort, eller så ligger det gods som ingen vet om. Saldot finns på flera ställen och inget av dem är sant.
Samma uppgift skrivs in flera gånger
Ordern skrivs av från mejlen till kalkylarket, från kalkylarket till fraktsystemet, från fraktsystemet till fakturan. Varje avskrift är ett tillfälle att skriva fel.
Ingen vet marginalen förrän efteråt
Frakt, tull och valuta landar på olika ställen och räknas ihop i efterhand, om de räknas ihop alls. Prissättningen blir en känsla i stället för en kalkyl.
Personberoendet är för stort
En person vet hur inköpen ska läggas och en annan vet hur lagret är organiserat. När någon av dem är sjuk står något stilla.
Upphandlingen
Sex frågor att ställa varje leverantör
Funktionslistorna är påfallande lika mellan systemen. Det som skiljer dem åt syns först i svaren på frågorna nedan, och de svaren står sällan på webbplatsen.
Vad ingår, och vad är tillägg?
Grundlicensen i många system täcker ekonomi och order. Lager, produktion, e-handel och EDI prissätts separat, och offerten växer med varje modul. Fråga efter totalen för det ni faktiskt ska köra, inte för instegspaketet.
Vad kostar implementationen?
Konsultkostnaden överstiger ofta första årets licens i den etablerade delen av marknaden. Be om ett takpris eller en timuppskattning per delprojekt innan ni jämför månadsavgifter.
Hur prissätts användarna?
Per namngiven användare är den vanligaste modellen och den som straffar tillväxt hårdast: lagerpersonal som skannar en gång per dag kostar lika mycket som en controller. Fråga vad tjugo användare till kostar.
Går data in och ut?
Ett system utan öppet API är en silo, oavsett hur många moduler det har. Fråga efter API-dokumentation, webhooks och vad en full export av er egen data kostar den dag ni vill lämna.
Hur ofta uppgraderas det?
Löpande uppdateringar eller versionshopp vart tredje år? Det senare betyder att ni betalar för ett migreringsprojekt varje gång, och att ni sitter på en gammal version däremellan.
Vem äger integrationen mot ekonomisystemet?
Om ni behåller Fortnox eller Visma för bokföringen: är kopplingen leverantörens ansvar och del av produkten, eller en konsultbyggd brygga som ni får underhålla?
Marknaden
ERP-system i Sverige
De system svenska bolag oftast väljer mellan är Visma.net, Monitor ERP, Pyramid, Jeeves, Microsoft Dynamics 365 Business Central och SAP Business One. Fortnox hör till samma samtal men löser en mindre del: det är ett ekonomisystem, inte ett fullt ERP.
Skillnaden mellan dem handlar mindre om funktionslistor än om vilken sorts projekt de förutsätter. De etablerade systemen är byggda för att konfigureras av en partner, och den konfigurationen är både deras styrka och deras kostnad: nästan allt går att anpassa, men nästan ingenting är igång på egen hand.
Fluit är byggt för det motsatta antagandet. Funktionerna är inbyggda i stället för konfigurerbara, uppstarten görs med importmallar i stället för workshops, och licensen utgår från omsättning i stället för antal användare. Det gör Fluit fel val för den som vill forma systemet efter en egen process, och rätt val för den som vill ha en fungerande process direkt. En tabell system för system finns på jämför affärssystem.
Vidare läsning
Fördjupning
- Vad är ett affärssystem? — begreppet från grunden, och skillnaden mot ett rent ekonomisystem.
- Molnbaserat affärssystem — vad drift som tjänst innebär, och vad man bör kontrollera hos leverantören.
- WMS eller affärssystem? — när lagret behöver ett eget system och när ERP:ets lagermodul räcker.
- CRM eller affärssystem? — var gränsen går, och varför de flesta bolag behöver båda funktionerna men sällan två system.
- Kalkylator: räkna hem ett affärssystem — sätt siffror på den manuella tiden innan ni jämför offerter.
Frågor och svar
Vanliga frågor om ERP-system
Vad är ett ERP-system?
Ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) är ett samlat system där ett företags återkommande processer körs mot en gemensam databas: order, lager, inköp, produktion, fakturaunderlag och uppföljning. Det avgörande är inte de enskilda funktionerna utan att de delar data, så att en lagd order syns direkt i lagersaldot och i inköpsbehovet.
Är ERP-system och affärssystem samma sak?
Ja. ERP är den engelska förkortningen för Enterprise Resource Planning och affärssystem är den svenska termen för samma sak. Orden används synonymt, även inom samma organisation. Det finns ingen funktionell skillnad mellan ett system som kallar sig ERP och ett som kallar sig affärssystem.
Är SAP och ERP samma sak?
Nej. ERP är namnet på systemkategorin. SAP är ett företag som säljer ett av systemen i den kategorin. Att säga att man kör SAP är ungefär som att säga att man kör Volvo: det säger vilken tillverkare, inte vilken sorts fordon.
Vilka ERP-system finns i Sverige?
De system svenska bolag oftast väljer mellan är Visma.net, Monitor ERP, Pyramid, Jeeves, Microsoft Dynamics 365 Business Central och SAP Business One, plus Fortnox för den rena ekonomidelen. Vilket som passar avgörs mindre av funktionslistan än av bolagets storlek och hur mycket implementationsprojekt ni vill driva.
Vad kostar ett ERP-system?
Licensen är sällan den stora posten. I den etablerade delen av marknaden överstiger konsultkostnaden för implementationen ofta första årets licensavgift. Fluit kostar från 1 995 kr/mån med obegränsat antal användare, och uppstarten görs antingen på egen hand med guider och importmallar eller via Kickstart för 15 000 kr.
När behöver ett företag ett ERP-system?
När kostnaden för att hålla ihop informationen manuellt överstiger kostnaden för systemet. I praktiken märks det på symptomen: saldon som inte stämmer, uppgifter som skrivs in flera gånger, marginaler som räknas fram i efterhand och för stort beroende av enskilda personer. Antalet anställda säger mindre än antalet överlämningar mellan system.
Hur lång tid tar det att införa ett ERP-system?
Traditionella ERP-projekt räknas i månader eller kvartal, och tiden går i huvudsak åt till konfiguration och konsultledda workshops. Fluit är byggt för att sättas upp utan konsultprojekt: artiklar, kunder och saldon importeras från fil, och de flesta bolag kör skarpt inom några veckor.
Kan vi behålla vårt ekonomisystem?
Med Fluit, ja. Fluit är byggt för att komplettera Fortnox snarare än att ersätta det: fakturor, kunder och artiklar synkas automatiskt medan Fluit sköter order, lager, inköp och e-handel. Det gör att ekonomifunktionen kan jobba kvar där den är van.
Se ett ERP-system med era egna flöden
Boka en genomgång så visar vi order, lager och inköp med er data i stället för med en demokatalog. Ingen konsultoffert på slutet.