Lär assistenten hur ni jobbar
Varje bolag har sina egna rutiner. En AI-rutin är den rutinen nedskriven: en instruktion, några fraser som startar den och de uppgifter assistenten ska fråga efter. Ingen kod, ingen konsult.
Kort svar
En rutin är text, inte kod
Ni skriver vad rutinen heter, vad den gör och hur den ska utföras. Sedan anger ni vilka fraser som ska starta den och vilken information assistenten behöver fråga efter. Rutinen sparas i ert system och gäller från samma stund.
Poängen är inte att spara sekunder på en enskild fråga. Poängen är att uppgiften blir gjord likadant varje gång, oavsett vem som ber om den. Det som annars sitter i huvudet på den som jobbat längst blir något alla kan starta med en mening.
Så är en rutin uppbyggd
Fyra delar krävs, resten lägger ni till när ni vill
Namn, beskrivning, instruktion och räckvidd är obligatoriska. Trigger-fraser, parametrar och verktygskategorier lägger ni till när rutinen visat sig användbar.
En instruktion i klartext
Ni skriver hur uppgiften ska utföras, på svenska. Vilka steg som gäller, vad som ska kontrolleras och hur svaret ska se ut. Ingen syntax att lära sig.
Trigger-fraser som startar den
Koppla rutinen till fraser som ”beräkna fraktpris” eller ”morgonrapport”. Innehåller meddelandet frasen plockar assistenten upp rutinen, oavsett stora eller små bokstäver.
Frågor efter det som saknas
En rutin kan begära text, siffror, datum, ett val ur en lista eller en post ur systemet. Assistenten ställer frågorna i rätt ordning i stället för att gissa.
Rätt verktyg för uppgiften
Ni anger vilka områden rutinen får arbeta i, till exempel lager och inköp. Assistenten får då de verktygen och slipper leta bland alla andra.
Delad eller personlig
En rutin kan gälla hela företaget eller bara dig. Administratören lägger upp arbetssätten alla ska följa, och var och en kan ha sina egna vid sidan om.
Av och på utan release
En rutin kan inaktiveras när den spelat ut sin roll och ändras när arbetssättet ändras. Ingen utvecklare, ingen kö, ingen version att vänta på.
Exempel
Sex rutiner som brukar komma till först
Inga färdiga mallar ni måste använda, men de här dyker upp i nästan varje uppstart.
Morgonrapport
”Morgonrapport”
Sammanfattar gårdagens ordrar, dagens leveranser och det som behöver hanteras först.
Fraktprisberäkning
”Beräkna fraktpris”
Frågar efter destination och vikt och hämtar pris från de fraktsätt ni har konfigurerade.
Lagerpåfyllnad
”Vilka artiklar behöver beställas?”
Går igenom saldon mot beställningspunkter och föreslår vad som bör köpas in.
Kundanalys
”Analysera kund”
Sammanfattar orderhistorik, betalningsmönster och senaste aktiviteterna för en kund.
Orderstatus
”Vad händer med mina ordrar idag?”
Listar ordrar med förseningar, allokeringsproblem och sådant som väntar på leverans.
Offertuppföljning
”Vilka offerter har inte fått svar?”
Plockar fram offerter som närmar sig sista giltighetsdag utan att kunden hört av sig.
Var de gäller
Samma rutin, oavsett var frågan ställs
Alla rutiner gäller i chatten inne i Fluit, både företagets delade och era personliga. De företagsdelade följer dessutom med till en assistent ni kopplat via MCP, där de dyker upp som färdiga processer att starta. Personliga rutiner stannar i Fluit.
Det betyder att arbetssättet bor i affärssystemet, inte i någons personliga promptsamling. Byter någon verktyg, eller slutar, ligger rutinen kvar.
Vanliga frågor
Om AI-rutiner
Måste vi kunna programmera?
Nej. En rutin är en text som beskriver hur uppgiften ska utföras, plus de fraser som ska starta den. Kan ni förklara arbetssättet för en ny kollega kan ni skriva en rutin.
Hur skiljer sig en rutin från att bara fråga chatten?
En fråga är engångsbruk. En rutin är samma arbetssätt varje gång, för alla som använder den: samma steg, samma kontroller, samma form på svaret. Det gör resultatet förutsägbart, och det gör att en ny medarbetare kan göra rätt utan att veta hur ni brukar formulera er.
Kan olika avdelningar ha olika rutiner?
Ja. Rutiner kan gälla hela företaget eller vara personliga, och ni styr vilka områden i systemet varje rutin får arbeta i. Lagerpersonalens rutiner behöver inte se ut som säljarnas.
Följer rutinerna med till vår egen AI-assistent?
De företagsdelade gör det. Kopplar ni en assistent via MCP dyker de aktiva rutiner som gäller hela företaget upp där som färdiga processer. Personliga rutiner stannar i chatten inne i Fluit, eftersom MCP-kopplingen delas per företag och inte vet vems rutiner den skulle visa.
Vad händer om en rutin blir fel?
Ni ändrar texten, eller stänger av rutinen. Den är data i ert system, inte kod i vår produkt, så ändringen gäller direkt utan att någon behöver släppa en ny version.
Tillbaka till översikten över AI i Fluit, eller läs om AI-inkorgen som tar hand om inkommande mejl.
Ta med er krångligaste rutin
Boka en demo och beskriv något ni gör varje vecka men aldrig hunnit automatisera. Vi skriver rutinen tillsammans och kör den mot ett skarpt system.