Flytta er data till Fluit
Ett systembyte står och faller med registren. Här är vad ni behöver ta fram ur det gamla systemet, i vilken ordning det läses in och hur lagret flyttar över utan att bokföringen blir fel.
- Alla mallar att ladda ner, en och en eller som ZIP
- Kontroll av varje fil innan något sparas
- Lagersaldo med serienummer och batch
Registren som följer med
Varje register har en egen Excel-mall, som ni laddar ner längre ner eller inne i Fluit. Allt behöver inte med från dag ett. Artiklar, kunder och saldo är grunden, resten kan komma efter hand.
Artiklar
Artikelnummer, benämning, enhet, kategori, grundpris, kostpris, vikt och mått, tullkod och om artikeln spåras med serienummer eller batch.
Behåll era artikelnummer. Det gamla numret kan också sparas i en egen kolumn om ni byter numrering.
Leverantörer och inköpspriser
Leverantörsregistret med villkor och valuta, och per artikel leverantörens artikelnummer, inköpspris, minsta beställning och ledtid.
Förstahandsleverantörens pris kan ligga direkt i artikelfilen. Övriga priser läses in per leverantör.
Kunder
Kundregistret med fakturaadress, momsnummer, villkor, valuta och kundgrupp, plus kontaktpersoner och leveransadresser.
Ange kundgruppen i filen, så gäller rätt priser från första ordern.
Prislistor
Pris per artikel i varje prislista, med staffel och giltighetstid. Ett pris kan vara fast, eller räknas som rabatt på grundpriset eller påslag på kostpriset.
En fil per prislista. Lägg upp prislistorna i Fluit först.
Lagerplatser och saldo
Lagerplatserna per lager, och saldot per artikel och plats med styckkostnad. Serienummer, batch och bäst före-datum följer med.
Saldot tas ut på bytesdagen, inte tidigare. Se nedan.
Öppna order
Kundorder och inköpsorder som ligger ute när ni går över, med kund eller leverantör, datum och priser.
Ta med det antal som återstår att leverera eller ta emot, inte det ursprungligt beställda.
Bilder och dokument
Produktbilder, produktblad och manualer i en ZIP-fil. Filnamnet talar om vilken artikel filen hör till, till exempel ART123.jpg och ART123_datasheet.pdf.
Innehåller era artikelnummer understreck behövs en manifestfil. Säg till innan.
Det som refereras läses in först
En artikel pekar på sin leverantör, en kund på sin kundgrupp och en order på både kund och artikel. Därför spelar ordningen roll. Saknas något som en rad hänvisar till får raden ett fel i kontrollen, med radnummer och kolumn.
Så ser en bra fil ut
- Excel i formatet .xlsx, en fil per register. Mallarna nedan och mallarna i Fluit har rätt rubriker från början.
- Första raden är rubriker och varje rad därunder en post. Order har en rad per orderrad.
- Tal som tal, inte som text. Datum som 2026-10-01. Ja och nej som TRUE och FALSE.
- Landskoder med två bokstäver (SE, NO) och valutor med tre (SEK, EUR).
-
1
Grunduppgifter i Fluit
Lager, enheter, betalnings- och leveransvillkor, prislistor och kundgrupper läggs upp i Fluit. Filerna hänvisar till dem med kod eller namn.
-
2
Leverantörer
Först, eftersom artiklarna pekar på sin förstahandsleverantör.
-
3
Artiklar
Med kategorier, enheter och förstahandsleverantör.
-
4
Leverantörspriser och prislistor
Nu när artiklarna finns att sätta pris på.
-
5
Kunder
Med kundgrupp, och därefter extra kontakter och leveransadresser.
-
6
Lagerplatser
Per lager, så att saldot har någonstans att ligga.
-
7
Öppna order
Inköpsorder och kundorder med det som återstår.
-
8
Lagersaldo på bytesdagen
Sist, med värdet från samma dag som det gamla systemet slutar användas.
Ladda ner mallarna
Samma mallar som finns i Fluit, så att ni kan börja med uttaget innan miljön är uppsatt. Varje kolumn har en förklaring i rubrikens kommentar. Mallen inne i Fluit har dessutom listor med era egna villkor och kundgrupper.
| Ordning | Mall | Kolumner | Ladda ner |
|---|---|---|---|
| 1 |
Artikelkategorier fluit-mall-artikelkategorier.xlsx 9 kolumner, varav 2 obligatoriska |
9, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 29 kB |
| 2 |
Leverantörer fluit-mall-leverantorer.xlsx 18 kolumner, varav 2 obligatoriska |
18, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 45 kB |
| 3 |
Artiklar fluit-mall-artiklar.xlsx 30 kolumner, varav 2 obligatoriska |
30, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 73 kB |
| 4 |
Leverantörspriser fluit-mall-leverantorspriser.xlsx 14 kolumner, varav 2 obligatoriska |
14, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 41 kB |
| 5 |
Prislisterader fluit-mall-prislisterader.xlsx 9 kolumner, varav 1 obligatoriska |
9, varav 1 obligatoriska | .xlsx, 30 kB |
| 6 |
Kunder fluit-mall-kunder.xlsx 33 kolumner, varav 2 obligatoriska |
33, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 76 kB |
| 7 |
Kundadresser fluit-mall-kundadresser.xlsx 12 kolumner, varav 6 obligatoriska |
12, varav 6 obligatoriska | .xlsx, 35 kB |
| 8 |
Kundkontakter fluit-mall-kundkontakter.xlsx 11 kolumner, varav 2 obligatoriska |
11, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 33 kB |
| 9 |
Lagerplatser fluit-mall-lagerplatser.xlsx 14 kolumner, varav 1 obligatoriska |
14, varav 1 obligatoriska | .xlsx, 40 kB |
| 10 |
Öppna inköpsorder fluit-mall-inkopsorder.xlsx 16 kolumner, varav 4 obligatoriska |
16, varav 4 obligatoriska | .xlsx, 45 kB |
| 11 |
Öppna kundorder fluit-mall-kundorder.xlsx 24 kolumner, varav 4 obligatoriska |
24, varav 4 obligatoriska | .xlsx, 59 kB |
| 12 |
Ingående lagersaldo fluit-mall-ingaende-saldo.xlsx 8 kolumner, varav 2 obligatoriska |
8, varav 2 obligatoriska | .xlsx, 29 kB |
Lagret flyttar sist
Allt annat kan läsas in och kontrolleras i lugn och ro. Saldot är det enda som måste stämma exakt den dag ni byter, så det tas ut ur det gamla systemet samma dag som det slutar användas.
Granskas före inläsning
Saldot läses in som ett ingående saldo per lager. Ni ser antal, styckkostnad och totalt värde och jämför med det gamla systemet innan en lagerchef tillämpar det.
Bokförs inte två gånger
Finns lagervärdet redan som ingående balans i Fortnox skickas inget nytt verifikat. Annars bokförs värdet mot ett öppningskonto. Från bytesdagen bokför Fluit lagrets förändringar som vanligt.
Individer och batcher
Artiklar med serienummer läses in med en rad per individ. Batchvaror får sitt batchnummer och bäst före-datum, så spårbarheten gäller från första dagen.
Vill ni ha hjälp med flytten?
Mallarna och kontrollen finns i alla uppstartspaket, och ni kan göra flytten själva. Med Kickstart eller en projektledd migrering går vi igenom era filer, mappar kolumnerna och kör importen åt er. Läs mer om uppstart och support.
Vanliga frågor
Hur får vi ut datan ur vårt nuvarande system?
De flesta affärssystem kan exportera register till Excel, antingen från listorna i programmet eller med en exportrutin. Ligger systemet på en egen server går det ofta att hämta allt direkt ur databasen, och då kommer även fält med som inte syns i listorna. Vi kan skicka en lista med exakt de kolumner Fluit tar emot, så att uttaget görs en gång och i rätt form.
Kan vi prova innan något sparas?
Ja. Varje import kan köras som en kontroll först. Fluit går igenom hela filen och visar vilka rader som inte går igenom, med kolumn och orsak, utan att spara något. Ni rättar filen och kör igen tills den är ren.
Följer gamla order och fakturor med?
Nej, bara det som är öppet. Avslutade order och fakturahistorik stannar i det gamla systemet eller i ekonomisystemet. Öppna order läses in som utkast som ni går igenom och släpper, så att inget skickas eller reserveras innan ni tittat på det.
Hur blir det med lagervärdet i bokföringen?
Lagersaldot läses in som ett ingående saldo med styckkostnad. Finns lagervärdet redan som ingående balans i Fortnox bokförs inläsningen inte en gång till. Annars bokförs värdet mot ett öppningskonto. Från bytesdagen bokför Fluit lagrets förändringar som vanligt.
Kommer vi från Fortnox eller SAP Business One?
Då behövs inga filer för det mesta. Från Fortnox hämtas artiklar, kunder, leverantörer, order, betalningsvillkor och lagersaldon direkt, och från SAP Business One kunder, artiklar, prislistor och order.
Skicka ett utdrag, så säger vi vad som krävs
Visa oss hur era register ser ut i dag, så går vi igenom vad som följer med rakt av och vad som behöver städas först.