Betala för det ni faktiskt fick
Fakturans rader matchas mot inleveranserna, oftast utan att någon behöver välja. Det som ligger utanför er tolerans stannar hos en chef medan det fortfarande går att reklamera.
- Rader ur inkorgen, matchade direkt
- Tolerans per bolag och leverantör
- Ingen bokföring förrän allt stämmer
Från mejl till klar faktura
Ingen skriver av fakturan
Fakturan kommer in i inkorgen, raderna läses ur dokumentet och prövas mot det ni tagit emot. Leverantörens artikelnummer kopplas till er artikel, och Fluit kommer ihåg kopplingen till nästa faktura.
- Steg 1 Inkorgen Fakturan kommer med e-post eller laddas upp
- Steg 2 Raderna läses Leverantörens antal, priser och artikelnummer
- Steg 3 Matchning Varje rad mot den inleverans den gäller
- Steg 4 Godkänt Avvikelser utanför toleransen har en orsak
När en rad inte matchas står skälet på raden
- Saknar artikel
- Leverantörens artikelnummer är inte kopplat till någon av era artiklar ännu.
- Inget mottaget
- Det finns ingen inleverans av artikeln från leverantören att matcha mot.
- 2 möjliga
- Raden passar i flera inleveranser, och det är inte exakt en av dem som har radens antal kvar. Då väljer ni själva.
- Annan enhet
- Fakturan räknar i en annan enhet än den ni tog emot i.
Tolerans
Små avvikelser passerar, stora stannar
Ni bestämmer hur mycket priset får skilja, i procent, i kronor eller båda. Är båda satta gäller den strängaste. En leverantör kan få egna gränser, och det som inte är satt på leverantören följer bolaget.
- Antal i procent. Med 5 % antalstolerans får 105 st faktureras mot en inleverans på 100. Den 106:e blir en avvikelse.
- Chefen godkänner med en orsak. Avvikelsen stoppar bokföringen tills den är godkänd, och orsaken sparas på raden.
- Godkänt gäller det som godkändes. Växer avvikelsen senare behöver den godkännas igen.
Bordsbeslag, en fakturarad
Tolerans 2 % och 500 kr
- Inleverans, 100 st à 120 kr 12 000 kr
- Fakturerat, 100 st à 123 kr 12 300 kr
- Prisavvikelse 300 kr
- Gräns 2 % av 12 000 kr 240 kr
- Gräns i kronor 500 kr
- 300 kr är mer än 240 kr Avvikelse
Den strängaste gränsen är 240 kr, så raden stannar hos en chef. Med bara gränsen i kronor hade samma faktura passerat.
Rad för rad
Varje rad vet vilken order den hör till
När alla varurader är matchade och inga avvikelser väntar blir fakturan Matchad och kan bokföras. Inköpsordern står på raden, så det går att följa fakturan tillbaka till beställningen.
I vardagen
Det som brukar gå fel, går inte fel
Reglerna gäller varje faktura, inte bara de någon hinner granska.
Delfakturering
En inleverans kan faktureras i flera omgångar. Raden visar 60 av 100, och prisavvikelsen räknas på radens eget antal, så en delfaktura ger ingen falsk avvikelse.
Samma gods faktureras en gång
Antalet räknas över alla fakturor mot samma inleverans. Kommer leveransen på en faktura till blir det en avvikelse som stoppar bokföringen.
Delleveranser delas upp
Togs varorna emot i omgångar på samma orderrad delas fakturaraden per inleverans, äldsta först.
Utländsk valuta
Inleveransens pris räknas om med fakturans kurs, så att raden och inleveransen jämförs i samma valuta.
Kön överst på listan
Väntar på matchning, avvikelser att godkänna, klara att bokföra med summan och förfallna. Ett klick filtrerar listan.
Frakt och avgifter
Rader utan artikel, som frakt eller expeditionsavgift, är kostnadsrader och behöver ingen matchning.
Låst när den är bokförd
En bokförd faktura kan inte ändras eller makuleras. Det som stämdes av är det som står kvar.
Prisdifferensen rättar lagervärdet
Slå på inställningen, så läggs differensen på det som finns kvar av inleveransen när fakturan bokförs.
Sista steget i inköpet
Fakturan stäms av mot inleveranserna från inköpsordern, och den kommer in via inkorgen.
Vanliga frågor om leverantörsfakturor
Vad innebär matchning mot inleverans?
Varje varurad på fakturan kopplas till den inleverans den gäller. Fluit jämför fakturans pris och antal med det som togs emot, och fakturan kan inte bokföras förrän varje varurad är matchad. Frakt och avgifter utan artikel behöver ingen matchning.
Matchas fakturan automatiskt?
Ja, när det finns en enda trolig inleverans per rad. Det sker direkt när fakturan skapas från inkorgen, och med knappen Matcha automatiskt för fakturor ni byggt själva. Passar raden i flera inleveranser väljs den vars återstod är exakt radens antal, om den är ensam om det. Annars matchar ni för hand, och raden säger varför den inte matchades.
Hur ställer vi in toleransen?
Det finns tre gränser: pris i procent, pris i kronor och antal i procent. De sätts för bolaget och kan skrivas över per leverantör, gräns för gräns. Är både procent och kronor satta gäller den strängaste. Inget är förinställt, och utan antalsgräns blir varje enhet utöver det mottagna en avvikelse.
Vem godkänner en avvikelse?
En chef, och med en orsak. Vem som godkände och när sparas på raden. Växer avvikelsen senare, eller byter den riktning, behöver den godkännas igen.
Kan Fluit läsa en inskannad faktura?
Inkorgen läser texten i en PDF och tolkar den med AI. En inskannad bild utan text går inte att läsa ut, och då skapar ni raderna själva eller hämtar dem från inleveranserna.
Påverkar leverantörsfakturan lagervärdet?
Om ni vill. Med inställningen för prisdifferens påslagen läggs differensen på det som finns kvar av inleveransen när fakturan bokförs. Den del som avser sålt gods listas under Lageravstämning för bokföring mot ert prisdifferenskonto. Inställningen är avslagen från början.
Skickas leverantörsfakturan till Fortnox?
Inte i dag. Leverantörsfakturan registreras i Fortnox som förut. Fluit stämmer av den mot inleveranserna, rättar lagervärdet och ger underlaget för prisdifferenser som avser sålt gods.
Matcha nästa leverantörsfaktura på sekunder
Boka en demo, så låter vi en av era fakturor gå från inkorgen till matchad.