I ett konsignationslager står varan hos kunden men ägs av leverantören. Ägandet flyttar först när varan faktiskt förbrukas, och det är också då den faktureras.
Upplägget är vanligt där tillgänglighet är avgörande och förbrukningen svår att förutse: reservdelar hos en industrikund, förbrukningsmaterial i vården, komponenter hos en tillverkare som inte vill stå still för att en skruv tog slut.
Vad var och en får ut av det
Kunden får varorna på plats utan att binda kapital i dem, och slipper stå för inkuransrisken. Det som inte används kan i regel returneras.
Leverantören får en plats nära förbrukningen, vilket i praktiken låser ute konkurrenterna, och ofta en tätare relation genom att påfyllningen sköts av dem. Priset är att kapitalet och risken stannar hos leverantören ända fram till förbrukningen.
Det är alltså inte en generös gest utan en affärsuppgörelse där båda vet vad de betalar med.
Det som måste fungera
Hela upplägget står och faller med förbrukningsrapporteringen. Rapporteras den inte vet ingen vad som finns kvar, påfyllningen blir gissningar och faktureringen släpar.
Tre saker behöver därför finnas på plats:
- En rapporteringsrutin som är enkel nog att bli av. Sker rapporteringen genom ett mejl en gång i månaden kommer den att missas.
- Avtalade nivåer för min och max, så att påfyllningen kan utlösas av ett tal och inte av en känsla.
- Avstämning mot fysiskt saldo, eftersom rapporterad förbrukning och faktisk förbrukning glider isär över tid.
Faktureringsrytmen
Frekvensen är en avvägning mellan administration och kassaflöde. Fakturering vid varje rapportering ger snabbast betalning och flest fakturor. Samlad fakturering per vecka eller månad ger färre fakturor och längre kredittid i praktiken.
För en leverantör med många konsignationslager är skillnaden i administrativ börda betydande, medan skillnaden i kassaflöde ofta är mindre än den ser ut.
Redovisningen följer ägandet
Eftersom varorna ägs av leverantören ligger de i leverantörens lagervärde och inte i kundens, trots att de står i kundens lokal. Det påverkar båda parters nyckeltal: leverantörens lageromsättningshastighet blir lägre och kundens bättre än vad varuflödet i sig motiverar.
Det gör också att inventeringen behöver täcka konsignationslagren, även om de fysiskt står någon annanstans.
I ett system
I Fluit finns konsignationsavtal med status utkast, aktivt, pausat och avslutat, där bara ett aktivt avtal tillåter förbrukningsrapportering. Avtalet har rader med de artiklar som omfattas, en faktureringsfrekvens (vid varje förbrukning, veckovis eller månadsvis) och ett påfyllningsläge: manuell påfyllning där någon skapar en överföringsorder, automatisk påfyllning eller påfyllning när saldot understiger min-nivån.
Förbrukningen registreras som egna poster mot avtalet, vilket gör att både faktureringsunderlaget och påfyllningsbehovet kommer ur samma händelse.
