En inköpsorder är den formella beställningen från er till en leverantör, och blir ett bindande avtal när leverantören accepterar den. Den anger vilka artiklar som beställs, i vilket antal, till vilket pris och med vilket leveransdatum, och blir därmed det dokument allt annat stäms av mot.
Skillnaden mot en rekvisition är riktningen. Rekvisitionen är intern: någon begär att få köpa något, och någon annan godkänner. Inköpsordern är extern och skapas först när beslutet är fattat. Blandas de ihop uppstår den klassiska situationen där en beställning redan är lagd när ekonomiavdelningen får se den.
Inköpsordern lever vidare långt efter att den skickats. Den matchas mot inleveransen när godset kommer, och mot leverantörsfakturan när den ska betalas. Stämmer alla tre kan fakturan godkännas utan att någon behöver leta i mejlen. Det är det som kallas trevägsmatchning.
Ett fält förtjänar särskild uppmärksamhet: det bekräftade leveransdatumet. Det är skillnaden mellan när ni ville ha varan och när leverantören faktiskt tänker leverera, och det är det senare som ska styra vad ni lovar era egna kunder.
I Fluit skapas inköpsorder manuellt eller från förslag som materialplaneringen räknat fram, med leverantörens bekräftade datum separat från det önskade. Guiden vad är en inköpsorder går igenom innehållet, och inköpsprocessen steg för steg sätter den i sitt sammanhang.
