En inköpsorder (purchase order, ofta förkortat PO) är beställningen du skickar till en leverantör. Den säger vad du vill köpa, till vilket pris, hur mycket och på vilka villkor. Accepterar leverantören ordern har ni ett avtal.
Utan en inköpsorder blir det svårt att hålla ordning. Vad beställdes egentligen, till vilket pris, och kom allt fram? Med en order finns svaret på papper, eller i systemet.
Vad innehåller en inköpsorder?
Det mesta är sig likt mellan leverantörer. En order brukar ha:
- Ett ordernummer som följer beställningen hela vägen.
- Vem du köper av.
- Orderrader med artikel, beskrivning, antal, pris per enhet och radsumma.
- Valuta, vilket blir viktigt så fort du köper utomlands.
- Leveransvillkor som Incoterms, leveransadress och önskat datum.
- Betalningsvillkor, alltså kredittid och betalsätt.
- Totalbelopp, oftast både med och utan moms.
I Fluit skapar du ordern med rader, villkor och valuta direkt i systemet. Kopplar du varje rad till en artikel i registret håller sig inköpspriser och artikelnummer uppdaterade av sig själva.
Inte att förväxla med rekvisition, bekräftelse och faktura
Dokumenten i ett inköp är lätta att blanda ihop. De kommer i den här ordningen:
- Rekvisition — ett internt önskemål (“vi behöver beställa 200 enheter”) som går till någon för godkännande.
- Inköpsorder — den godkända beställningen som går till leverantören.
- Orderbekräftelse — leverantörens svar, ibland med justerade antal eller datum.
- Inleverans / följesedel — kvitto på att varorna kommit.
- Leverantörsfaktura — betalningskravet.
Håller du isär dem kan du senare göra three-way matching, alltså stämma av fakturan mot order och inleverans innan du betalar.
Därför ger ordern dig kontroll
Med en order på plats kan du kräva godkännande innan pengarna lämnar bolaget. I Fluit ställer du in vem som ska godkänna vad. Du ser också var varje beställning befinner sig, från beställd till mottagen, och kan stämma av leverantörsfakturan mot det du faktiskt beställde och fick. Är det fel pris eller antal upptäcker du det innan betalningen, inte efter.
Inköpsorder i Fluit
Inköpsordern är startpunkten för allt som följer. Du skapar den för hand, eller låter MRP-motorn räkna fram vad som behöver köpas och göra om förslaget till en färdig order. När godset kommer registrerar du en inleverans mot ordern, och de reservationer som låg mot inköpsordern flyttas automatiskt över till lagersaldot.
