Inköpsprocessen — på engelska purchase-to-pay eller procure-to-pay — täcker allt från att ett behov dyker upp till att leverantörsfakturan är betald. Ju mer ordnad den är, desto mindre tid lägger du på att jaga fakturor och reda ut vad som egentligen beställdes.
1. Behovet uppstår
Allt börjar med ett behov. Lagret närmar sig beställningspunkten, en kund har lagt en order som kräver inköp, eller produktionen behöver material. Behovet kan upptäckas för hand eller räknas fram. I Fluit analyserar MRP-motorn lagernivåer, efterfrågan och ledtider och lägger fram beställningsförslag.
2. Leverantörsval
Vem ska du köpa av? Pris, ledtid, kvalitet och tillgänglighet styr valet. Har du en leverantörskatalog där artiklarna redan är mappade mot rätt leverantör går steget snabbt, för pris och artikelnummer ligger på plats.
3. Inköpsorder skapas
Behovet blir en inköpsorder med rader, antal, pris, valuta och villkor. I Fluit kan ett beställningsförslag från MRP bli en färdig order med ett klick.
4. Godkännande
Innan ordern går iväg passerar den ett godkännandeflöde. Här fångas utgiften medan den fortfarande går att stoppa, och du kan styra med regler vem som får godkänna vad. Ofta är det det här steget som skiljer ordnade inköp från fri spendering.
5. Order skickas och bekräftas
Den godkända ordern går till leverantören, som svarar med en orderbekräftelse. Bekräftelsen kan innehålla justerade antal eller leveransdatum. Avviker den från din order vill du se det direkt, så att du hinner agera.
6. Inleverans / godsmottagning
När varorna anländer registrerar du en inleverans mot inköpsordern. Antal och kvalitet kontrolleras och godset styrs till rätt lagerplats. I Fluit flyttas reservationerna som låg mot inköpsordern automatiskt över till lagersaldot, och kundordrar som väntat på varan får sina reservationer uppdaterade.
7. Fakturakontroll (three-way matching)
Leverantörsfakturan stäms av mot inköpsordern och inleveransen. Det kallas three-way matching. Stämmer pris och antal kan fakturan godkännas; annars syns avvikelsen innan pengarna betalas ut.
8. Betalning och uppföljning
Fakturan betalas enligt avtalade villkor, och inköpet följs upp. Höll leverantören ledtiden? Stämde priset? Kom rätt antal? Svaren blir underlag nästa gång du ska välja leverantör.
Översikt
| Steg | Vad händer | Nyckeldokument |
|---|---|---|
| 1 | Behov upptäcks | Beställningsförslag |
| 2 | Leverantör väljs | Leverantörskatalog |
| 3 | Order skapas | Inköpsorder |
| 4 | Order godkänns | Godkännandeflöde |
| 5 | Order bekräftas | Orderbekräftelse |
| 6 | Gods tas emot | Inleverans / följesedel |
| 7 | Faktura kontrolleras | Three-way matching |
| 8 | Faktura betalas | Leverantörsfaktura |
I Fluit ligger alla åtta stegen i samma system, så informationen följer med från behov till betalning utan att skrivas in på nytt.
