RMA-numret är det som gör en retur hanterbar. Kunden får numret vid godkännandet och märker paketet med det. När paketet kommer in går det att koppla direkt till rätt kund, rätt ursprungsorder och rätt returorsak.
Utan numret blir mottagningen detektivarbete. Ett paket med en produkt och en handskriven lapp kräver att någon letar i orderhistoriken, medan varan ligger på golvet och kunden väntar på sina pengar.
Bedömningen bestämmer resten
Det viktigaste steget hoppas oftast över: att avgöra vad varan faktiskt duger till. Är den säljbar som ny, behöver den rekonditioneras, ska den returneras till leverantören eller kasseras?
Läggs returer tillbaka i plocklagret utan bedömning skickas förr eller senare en skadad vara vidare till nästa kund. Då har ett returärende blivit två, och det andra kostar också förtroende.
Returorsaken är data
Orsaken är ofta det enda systematiska felmeddelande en verksamhet får från sina kunder. Som fritext är den oanvändbar, som kod går den att summera.
En artikel med hög returandel har ofta en produktbeskrivning som lovar fel sak. Fel vara levererad pekar på plockprocessen. Transportskador koncentrerade till en transportör är ett inköpsbeslut, inte otur.
Två håll
En vara som är felaktig från leverantören ger två ärenden som lätt tappar kontakten: kundens retur och din egen reklamation uppåt. Hålls de isär helt riskerar du att kreditera kunden och glömma att kräva leverantören.
I Fluit finns returer både mot kund och mot leverantör, med statusflöde från utkast via godkänd och mottagen till krediterad och avslutad, och med rader som pekar tillbaka på ursprungsordern.
