Skickar du varor ut ur EU utan att sälja dem, som ett prov till en kund i Norge eller en maskin som ska repareras i USA, vill tullen veta vad som skickas och vad det är värt. Eftersom ingen faktura finns tar du fram en proformafaktura.
Vad är en proformafaktura (pro forma invoice)?
En proformafaktura är ett särskilt underlag med information om en sändning. Den ser ut som en faktura, med rader, kvantiteter och värden, men den är inte ett betalningskrav. Tullverket beskriver det som den största skillnaden mot en vanlig faktura: proformafakturan är inte ett underlag för betalning.
Den används när varorna inte har sålts, eller när uppgifter och värde behöver redovisas separat för tulländamål.
När används den?
Tullverket ger exempel på sändningar där en proformafaktura är rätt underlag:
- ersättnings- och garantivaror
- prover, gratisprover och reklamföremål
- gåvor
- returvaror
- varor som ska förädlas eller repareras
- del- och efterleveranser
- verktyg för att utföra ett arbete
- varor till utställningar och mässor
Gemensamt för dem är att ingen betalar för varan i sändningen, men att tullen ändå behöver veta vad den är värd.
Vad ska en proformafaktura innehålla?
Tullverket listar uppgifter som en proformafaktura kan innehålla när den används som styrkande handling:
| Uppgift | Kommentar |
|---|---|
| Rubriken “Pro Forma Invoice” | Dokumentet läses av tullen i mottagarlandet, därför på engelska |
| Avsändarens och mottagarens namn och adress | |
| Datum | Dagen den upprättas |
| Kolli: antal, typ och märkning | Till exempel 2 kartonger |
| Bruttovikt och nettovikt | |
| Varukod | Tulltaxans nummer för varan |
| Varubenämning och kvantitet | |
| Värde för tulländamål per varuslag | Får inte vara 0 kronor |
| Leveransvillkor | Till exempel DAP Oslo, se Incoterms |
| Texten “No charge. Value for customs purposes only.” | Visar att ingen ska betala |
| Syftet med sändningen | Prov, reparation, retur, utställning |
Ursprungsland och valuta står inte i Tullverkets lista, men är praktiska att ha med. Ska varorna få förmånsbehandling i ett frihandelsavtal deklareras ursprunget separat, med en avtalsbestämd text på fakturan eller ett annat kommersiellt dokument.
Proformafaktura eller vanlig faktura?
| Faktura | Proformafaktura | |
|---|---|---|
| Betalningskrav | Ja | Nej |
| Betalningsvillkor | Ja | Nej |
| Värde | Pris och rabatter | Värde för tulländamål |
| Moms | Momssats och momsbelopp, eller skälet till 0 % | Ingen moms |
| Används när | Varan säljs | Varan skickas utan att säljas |
Det är innehållet som avgör om en handling är en faktura i momslagens mening, inte vad den heter. En proformafaktura ska därför inte se ut som ett betalningskrav: inget momsbelopp, inga betalningsvillkor och texten om att ingen betalning ska ske.
Proformafaktura vid förskott?
Ordet används ibland om ett förskottskrav som skickas innan leveransen, för att kunden ska betala i förväg. Det är fel dokument. Momslagen kräver faktura även för förskotts- och a conto-betalningar mellan företag, så ett förskott ska faktureras med en förskottsfaktura, med moms, som bokförs som vanligt. Proformafakturan hör hemma hos tullen, inte i kundreskontran.
Hur länge ska den sparas?
Proformafakturan är en styrkande handling till tulldeklarationen. Den behöver inte bifogas en digital deklaration, men den ska kunna visas upp. Vid export ska den sparas i fem år, räknat från och med året efter det år då deklarationen lämnades. Kräver annan lagstiftning längre tid gäller den.
Proformafaktura i Fluit
I Fluit skapas proformafakturan från leveransen, som en PDF med samma rader som sändningen. Den visar artikelnummer, varukod och ursprungsland per rad, nettovikt per rad och totalt, bruttovikten för sändningen, värdet i orderns valuta, transportsättet och leveransvillkoret enligt Incoterms 2020 med plats. I inställningarna kan ni lägga till en signeringsruta med namn, titel och signatur.
För en enstaka sändning räcker fakturamallen: byt läge till proformafaktura, fyll i raderna och spara som PDF.
