En orderbekräftelse är det dokument där säljaren bekräftar att en kundorder tagits emot och accepterats. Den slår fast vad som ska levereras och på vilka villkor, och fungerar som en överenskommelse mellan parterna.
Innehållet är oftast detsamma: orderns artiklar med antal och priser, överenskommen leveranstid och leveransvillkor, samt betalningsvillkor och referenser.
Det finns två begrepp som är lätta att blanda ihop. En orderbekräftelse går från säljaren till kunden, som svar på en inkommen kundorder. En inköpsorderbekräftelse går åt andra hållet: då är det leverantören som bekräftar en inköpsorder ditt företag har lagt. Samma sorts dokument, men rollerna byter plats beroende på var i kedjan du står. Skillnaden mot själva inköpsordern är utförligare beskriven i Orderbekräftelse vs inköpsorder.
Avtalsmässigt är bekräftelsen mer än en artighet, men vilken roll den har beror på hur affären kom till. Är beställningen ett anbud blir säljarens rena accept det som binder parterna, enligt 1 § avtalslagen. Har kunden i stället beställt mot en offert som redan var bindande fanns avtalet på plats när beställningen kom in, och bekräftelsen dokumenterar snarare än sluter det. Gemensamt för båda fallen: avviker bekräftelsen från beställningen, i pris, antal eller datum, är den en oren accept enligt 6 § och räknas som ett nytt anbud som motparten behöver godta. Det är därför avvikelser aldrig bör passera tyst — den som skickar en bekräftelse med ett annat datum än det beställda har inte bekräftat något, utan öppnat en ny förhandling.
Tidpunkten avgör hur mycket bekräftelsen är värd. Skickas den som ett automatiskt kvitto i samma sekund som ordern landar blir leveransdatumet en gissning, och gissningen är det kunden sedan planerar efter. Bekräftelsen bör gå ut först när priset är satt mot rätt prislista och saldot är kontrollerat mot vad som faktiskt är tillgängligt att lova, inklusive redan reserverade kvantiteter och inneliggande inköp.
Innehållsmässigt är det tre saker som brukar orsaka tvister i efterhand, och de bör därför alltid stå med: leveransvillkoret som avgör var risken går över, betalningsvillkoret, och kundens egen referens eller inköpsordernummer. Utan referensen får kunden svårt att matcha bekräftelsen mot sin beställning, och senare fakturan mot båda.
När något ändras efter bekräftelsen, ett framflyttat datum eller en restnoterad rad, är rätt hantering en ny bekräftelse snarare än ett mejl vid sidan om. Då finns hela överenskommelsen på ett ställe, och det är den versionen som gäller när leveransen sedan stäms av mot följesedeln och fakturan.
I Fluit genereras orderbekräftelsen från kundordern med aktuellt saldo och prislista, och skickas till kunden direkt. Ändras ordern efteråt kan en ny bekräftelse skickas med ändringen markerad. Se Orderhantering för hela orderflödet.
