I varje inköp möts två dokument som lätt förväxlas: inköpsordern du skickar och orderbekräftelsen du får tillbaka. De handlar om samma affär, fast sedd från var sitt håll. Och det är ofta i glappet mellan dem som problem hinner upptäckas i tid.
Inköpsordern
Inköpsordern är din beställning. Den säger vad du vill köpa: artiklar, antal, priser, valuta och villkor. Den skapas och godkänns hos dig och skickas sedan till leverantören.
Orderbekräftelsen
Orderbekräftelsen är leverantörens svar. Här säger leverantören vad de åtar sig: hur mycket de kan leverera, till vilket pris och vilket datum. Det är deras accept av affären, men inte alltid en exakt kopia av din order.
När bekräftelsen inte stämmer med ordern
Det är just när bekräftelsen avviker från ordern som den blir värd att läsa noga. Vanliga avvikelser:
- Antal — leverantören kan bara skicka 180 av 200 beställda enheter.
- Pris — priset har ändrats sedan din förra order.
- Leveransdatum — leveransen dröjer två veckor längre än du räknat med.
Upptäcker du det redan vid bekräftelsen kan du planera om, leta en annan leverantör eller acceptera ändringen med öppna ögon. Dyker avvikelsen upp först vid inleverans eller på fakturan är det oftast för sent. Då är varan på väg eller pengarna redan utlovade.
Så hanterar du det i Fluit
I Fluit registrerar du leverantörens orderbekräftelse mot inköpsordern. Avvikelser i antal och leveransdatum blir synliga direkt, så du ser var bekräftelsen skiljer sig från din beställning innan något hinner kosta pengar.
Bekräftelsen är dessutom en pusselbit i three-way matching. Tillsammans med inleverans och faktura ger den dig ett kvitto på att du får, och betalar för, precis det du beställde.
