Så räknar verktyget
Netto per år = årlig nytta − licenskostnad Återbetalningstid (mån) = engångskostnad ÷ (netto per år ÷ 12)
Nyttan byggs av fem poster som var och en går att nolla. Kostnaden hämtas ur Fluits publika prislista utifrån den omsättning du anger, plus uppstartspaket och den egna tiden för införandet. Ingen post är gömd i en konstant.
De fem nyttoposterna
- Mindre dubbelarbete. Timmar per vecka som går åt till att skriva in samma sak två gånger och stämma av saldon mellan system. Multiplicerat med 52 veckor, timkostnaden och den andel du tror faktiskt försvinner. Sätt andelen lågt: all tid försvinner aldrig, och 30 till 50 procent är ett ärligare spann än 80.
- Färre kundärenden att handlägga. Frågorna om orderstatus, lagersaldo och fakturakopior som kunden kan svara på själv i en portal. Räknas som ärenden per vecka gånger hanteringstid, och tiden ska inkludera avbrottet i det man höll på med. Notera att den här posten och dubbelarbetet inte får överlappa — lägger du orderstatusfrågorna i båda blir kalkylen dubbelräknad, och det är den typen av fel som gör en ROI-kalkyl värdelös när någon synar den.
- Färre felleveranser. Antal fel per månad gånger vad ett fel kostar i returfrakt, ny plockning, administration och eventuell kreditering. Skannat plock tar bort de flesta plockfelen, men inte de som uppstår redan i orderregistreringen.
- Lägre kapitalbindning. Beställningspunkter och planering som håller lagret lägre. Nyttan är inte det frigjorda beloppet i sig utan lagerräntan på det, eftersom frigjort kapital är en engångseffekt medan ägandekostnaden är återkommande.
- System som utgår. Licenser och integrationer du slutar betala för när flödet ligger i ett system. Den här posten är den enda som är säker, och den glöms ändå ofta bort när system jämförs på månadspris.
En sjätte post, utebliven försäljning på fel saldo eller restnotering, ligger bakom en expander och står på noll. Den bygger på fler antaganden än de övriga, och den ska du slå på själv om du vet att det händer — inte få påstådd åt dig. Slår du på den räknas täckningsbidraget, inte ordervärdet: en återvunnen order på 8 000 kronor är inte 8 000 kronor i vinst, för varan ska köpas in också.
Ett räknat exempel
Ett bolag med 25 MSEK i omsättning lägger 10 timmar i veckan på dubbelarbete till en timkostnad på 450 kronor, får 12 felleveranser i månaden som kostar 900 kronor styck, hanterar 25 kundärenden i veckan à 6 minuter, har ett lager på 3 000 000 kr och betalar 2 500 kronor i månaden för system som utgår. Antagandena är försiktiga: 35 procent av tiden försvinner, 50 procent av felen, 40 procent av kundärendena, och lagret minskar 5 procent vid 22 procents lagerränta. Utebliven försäljning står på noll.
| Post | Per år |
|---|---|
| Mindre dubbelarbete | 81 900 kr |
| Färre kundärenden att handlägga | 23 400 kr |
| Färre felleveranser | 64 800 kr |
| Lägre kapitalbindning | 33 000 kr |
| Order som inte går förlorade | 0,00 kr |
| System som utgår | 30 000 kr |
| Bruttonytta | 233 100 kr |
| Fluit-licens (15–30 MSEK, 2 moduler) | −113 820 kr |
| Netto per år | 119 280 kr |
| Engångskostnad (uppstart + 80 egna timmar) | −51 000 kr |
| Netto år 1 | 68 280 kr |
Återbetalningstiden blir 5,1 månader och nettot över tre år 306 840 kr. Byt ut talen mot dina egna i kalkylatorn ovanför — exemplet är bara ett exempel.
Vad kalkylen inte gör
Den räknar i löpande priser utan inflation, kalkylränta eller nuvärdesjustering, och den antar att nyttan finns där från dag ett. I verkligheten byggs den upp under införandeåret, vilket gör det första året sämre än kalkylen visar och åren därefter ungefär som den visar.
Den utelämnar också sex värden med avsikt: nyckelpersonberoendet, kunder som stannar, affärer du inte får utan spårbarhet, upplärningstiden, besluten som blir bättre av att siffrorna finns och arbetsmiljön när saldot stämmer. De står namngivna under kalkylatorn men aldrig i summan. Skälet är enkelt: vi hade kunnat räkna in dem och få en betydligt snyggare siffra, men antagandekedjan bakom "x procent lägre churn gånger kundvärdet" tål inte en enda kritisk fråga. En ROI-kalkyl som faller på första frågan är värre än ingen alls.
Kalkylen är ett underlag för ett samtal, inte en prognos. Ta med den till en demo och låt oss syna posterna tillsammans — det är först när någon ifrågasätter antagandena som en ROI-kalkyl blir värd något.
