Ett affärssystem är ett samlat system där ett företags återkommande processer körs mot en gemensam databas: försäljning och order, lager, inköp, produktion, fakturaunderlag och uppföljning. Det avgörande är inte att varje enskild funktion är unik, utan att de delar samma data. När en order läggs vet lagret om det, inköpet ser behovet och ekonomin får sitt underlag, utan att någon flyttar en fil mellan två program.
På svenska används affärssystem och ERP synonymt. ERP står för Enterprise Resource Planning och är den internationella termen för samma sak.
Vad ett affärssystem faktiskt löser
Nästan alla företag har redan funktionerna. Ordrarna finns någonstans, lagersaldot finns någonstans, inköpen finns någonstans. Problemet är oftast att de finns på fyra olika ställen.
Ta en helt vanlig situation. En kund beställer 40 enheter av en artikel. Utan ett gemensamt system händer det här: säljaren kollar ett kalkylblad som uppdaterades i förrgår, lovar leverans på torsdag, mejlar lagret. Lagret upptäcker att det står 12 på hyllan, inte 40. Någon ringer inköp, som lägger en beställning med tre veckors ledtid. Kunden får ett nytt besked. Under tiden har en annan säljare lovat bort de 12 som fanns.
I ett affärssystem sker samma sak i en enda kedja. Ordern reserverar saldot i samma stund den läggs, så att de 12 enheterna inte kan lovas bort två gånger. De 28 som saknas syns som ett behov i inköpet. När godset kommer in går reservationen över på det nya saldot automatiskt, och fakturaunderlaget byggs på det som faktiskt levererades.
Det är hela poängen. Ett affärssystem är inte en samling funktioner, utan en gemensam sanning om vad som är sålt, vad som finns och vad som är på väg in.
Vilka moduler ingår?
Vilka delar som ingår varierar mellan system och leverantörer. De här återkommer i de flesta:
| Modul | Vad den gör |
|---|---|
| Försäljning & CRM | Kunder, kontaktpersoner, affärsmöjligheter, offerter och prislistor |
| Order | Orderregistrering, reservation av saldo, delleveranser och restorder |
| Lager | Saldo per artikel och lagerställe, hyllplatser, inventering, spårbarhet |
| Inköp | Beställningsförslag, inköpsorder, inleverans och leverantörsuppföljning |
| Produktion | Strukturer, operationer, materialuttag och arbetsorder |
| Ekonomi | Fakturaunderlag, betalningsvillkor, moms och underlag till bokföringen |
| Rapportering | Dashboards, uppföljning och export till BI-verktyg |
Alla behöver inte allt. Ett grossistbolag utan egen tillverkning har ingen nytta av produktionsmodulen, och ett tjänsteföretag utan lager behöver inte hyllplatser. Hur det prissätts varierar: vissa leverantörer tar betalt per användare, andra per modul, andra för ett paket där allt ingår. Fluit prissätts per modul med obegränsat antal användare. Kontrollera vilken modell en leverantör använder innan du jämför prislappar, annars jämför du inte samma sak.
Affärssystem och ekonomisystem är inte samma sak
Det här är den vanligaste sammanblandningen, och den kostar pengar när den leder till fel beslut.
Ett ekonomisystem hanterar bokföring, moms, kund- och leverantörsfakturor, betalningar, lön och bokslut. Fortnox och Visma eEkonomi är två exempel som används av många mindre och medelstora bolag i Sverige.
Ett affärssystem hanterar det som händer före bokföringen. Vilket pris kunden ska ha, vad som ligger i offert och order, var varan står på lagret, vem som plockar den, vad som behöver köpas in och när.
Många växande bolag upptäcker gränsen på samma sätt: bokföringen fungerar utmärkt, men ingen vet vad som finns på hyllan. Det är inte ett tecken på att ekonomisystemet är dåligt. Det är ett tecken på att bolaget har vuxit ur att sköta verksamheten vid sidan av det.
Slutsatsen blir ofta att man behöver båda. Affärssystemet sköter verksamheten och skickar fakturaunderlag och lagerrörelser vidare, ekonomisystemet sköter redovisningen. Fluit är byggt för just den uppdelningen och integrerar mot Fortnox, så att ekonomin kan ligga kvar där den ligger.
Vilka affärssystem finns i Sverige?
Marknaden brukar delas i tre grupper. Ingen av dem är bättre än de andra i allmänhet, de är byggda för olika saker.
Internationella storsystem. SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite och Infor. Mycket bred funktionalitet och stark närvaro i koncerner. Införandet sker normalt som ett konsultprojekt, och funktionsdjupet kostar i form av komplexitet.
Etablerade svenska system. Monitor ERP, Pyramid, Jeeves, Garp och Visma.net. Ofta starka i tillverkning och grossist, med lång erfarenhet av svenska förhållanden som SIE-export, momsregler och Skatteverkets format. Flera av dem har sitt ursprung i installerade versioner och erbjuder numera molndrift i någon form.
Molnbaserade nyare system. Här ligger Fluit, tillsammans med andra som byggts för webben från början. Kortare väg igång, prenumeration i stället för licens, och funktionsbredd som ännu inte matchar de största.
Vilket som passar avgörs sällan av leverantörens storlek. Det avgörs av om systemet klarar era faktiska processer, hur mycket införandet kostar i pengar och tid, och vad det innebär att växa i det. Vi har samlat en jämförelse mellan Fluit och de system svenska bolag oftast väljer mellan, med reservation för att den bygger på offentlig information.
Molnbaserat eller installerat?
Ett molnbaserat (eller webbaserat) affärssystem körs hos leverantören och nås via webbläsaren. Uppdateringar sker löpande, det finns ingen server att underhålla, och kostnaden är en prenumeration. Det går att jobba hemifrån eller från lagret utan VPN.
Ett installerat system körs på egen server eller i egen hyrd miljö. Det ger mer kontroll över drift, uppgraderingstakt och anpassningar, till priset av att någon måste sköta det.
För de flesta små och medelstora bolag är molnet numera förvalet, framför allt för att ingen behöver ha en åsikt om servrar. Har ni särskilda krav på datalagring eller djupa anpassningar är det värt att ta upp tidigt med leverantören, eftersom det påverkar både val och pris.
När är det dags?
Det finns sällan ett enskilt tillfälle då behovet uppstår. Däremot finns det återkommande tecken:
- Samma uppgift matas in i två system, och ingen minns vilket som har rätt.
- Lagersaldot i systemet stämmer inte med hyllan, så personalen går och tittar i stället.
- Säljaren kan inte svara på om en vara finns utan att fråga någon annan.
- Inköpen bygger på magkänsla, vilket ger både bristsituationer och hyllvärmare.
- Uppföljningen bygger på ett kalkylblad som en enda person kan underhålla.
- Nyanställda tar orimligt lång tid att få produktiva, eftersom kunskapen sitter i huvuden.
Känner ni igen tre eller fler av de här är det troligen inte fler rutiner som behövs, utan gemensam data.
Vad kostar ett affärssystem?
Priset består normalt av tre delar, och den som bara jämför den första blir överraskad.
Licens eller prenumeration. Antingen per användare och månad, per modul, eller en kombination. Modulbaserad prissättning är oftast mer rättvis för mindre bolag, eftersom man slipper betala för funktioner man inte rör.
Införande. Uppsättning, migrering av artiklar och kunder, konfiguration och utbildning. Här skiljer det sig mest mellan systemen. Vissa kräver ett konsultprojekt innan något går att använda, andra går att komma igång med på egen hand.
Löpande drift och support. I molnbaserade system ingår drift normalt i prenumerationen. I installerade tillkommer server, backup och uppgraderingar.
Var särskilt uppmärksam på hur användare räknas. Ett system som ser billigt ut per användare blir dyrt när lagerpersonalen ska ha åtkomst. Fluits prissättning bygger på moduler med obegränsat antal användare, just för att undvika att man börjar snåla med vem som får logga in.
Så väljer du
Börja i era egna processer, inte i funktionslistor. Skriv ner hur en order faktiskt går genom bolaget idag, från förfrågan till betald faktura, inklusive de manuella stegen. Den beskrivningen är kravspecifikationen.
Testa sedan varje kandidat mot de tre eller fyra ställen där det brukar gå fel hos er. Är det restorder? Kundspecifika priser? Batchspårning? Delleveranser? Be om att få se just det i en demo, med er egen typ av data, i stället för en generell rundvandring.
Fråga också vad som händer efter införandet: vem svarar när något inte fungerar, hur ofta kommer uppdateringar, och vad kostar det att lägga till en modul om två år. Ett affärssystem byts sällan oftare än vart tionde år, så frågan är inte bara om det passar nu.
