Vad är ett orderhanteringssystem (OMS)?

Ett orderhanteringssystem (på engelska order management system, ofta förkortat OMS) är programvara som följer en kundorder genom hela dess liv. Från att ordern tas emot tills den är levererad, fakturerad och betald. Systemet håller reda på status, lagertillgång och dokument i varje led, så att alla som jobbar med ordern ser samma sak.

Utan ett OMS hamnar orderinformationen i mejl, kalkylark och folks huvuden. Med ett OMS samlas allt på ett ställe.

Vad gör ett orderhanteringssystem?

Ett OMS täcker hela kedjan, från inkommen order till klar leverans:

• Tar emot order från webbshop, säljare, EDI, telefon och marknadsplatser, och samlar dem i ett gemensamt flöde.
• Kontrollerar kund och pris mot prislista, rabattavtal, betalvillkor och kreditgräns innan ordern går vidare.
• Allokerar lager mot ordern så att samma vara inte säljs två gånger. Läs mer om allokering av lager.
• Skapar plockunderlag och styr plock och pack på lagret.
• Hanterar leveranser, inklusive delleverans och samleverans samt frakthandlingar.
• Fakturerar den levererade ordern och stänger flödet.

På så vis blir OMS:et navet i hela order to cash-processen.

Det systemet framför allt tillför är en gemensam sanning. Säljaren, lagret och ekonomiavdelningen tittar på samma orderrad, och när lagret plockar den uppdateras saldot och fakturaunderlaget utan att någon skriver av siffror i ett andra system.

Orderhanteringssystem, ordersystem eller OMS?

De tre orden används om vartannat och betyder i praktiken samma sak.

“OMS-system” är egentligen en dubblering, eftersom S:et redan står för system. Uttrycket är ändå så vanligt i svenskt tal att det knappast är värt att rätta.

Skilj däremot på orderhantering och orderhanteringssystem. Orderhantering är arbetet: registrera, kontrollera, reservera, plocka, leverera och fakturera. Orderhanteringssystemet är verktyget som driver det arbetet. Man kan ha ordning på orderhanteringen med papper och pärm, men det slutar fungera ungefär när volymen börjar växa.

OMS, ERP och WMS, hur hänger de ihop?

Begreppen överlappar, men de löser olika problem:

I praktiken är gränsen flytande. Ett affärssystem innehåller nästan alltid en orderdel, och ett OMS måste känna till lagersaldot för att kunna lova leveransdatum. Frågan är mindre vilken etikett systemet bär och mer var gränssnitten går, alltså hur många integrationer du behöver underhålla för att en order ska bli en faktura.

I ett samlat affärssystem som Fluit ligger orderhanteringen inbäddad i ERP:et, med koppling till lager, inköp och ekonomi. Då hänger ordern, lagersaldot och fakturan alltid ihop. Vill du gräva djupare i gränsdragningen mot lagersidan, läs WMS vs affärssystem.

Orderhantering i flera kanaler

Det är oftast flera säljkanaler som gör att kalkylarken går sönder. Samma artikel ligger till försäljning i webbshoppen, hos en B2B-säljare och kanske på en marknadsplats. Utan ett gemensamt system räknas lagret på tre ställen, och det är en tidsfråga innan samma sista exemplar säljs två gånger.

Ett orderhanteringssystem löser det genom att äga saldot. Kanalerna frågar systemet vad som finns, ordern reserverar mot samma pool oavsett var den kom in, och alla order plockas i samma flöde på lagret. För e-handel tillkommer ofta krav på snabb orderbekräftelse, restorderhantering och returer, som alla blir betydligt enklare när order och lager bor i samma system. Så fungerar e-handelsdelen i Fluit.

Vad kan automatiseras?

Mycket av orderhanteringen är regelstyrt arbete som ett system kan ta över:

• Reservation av lager när ordern läggs, i stället för manuell avstämning mot saldolistan.
• Orderbekräftelse som skickas automatiskt när ordern registrerats.
• Leveransskapande när ordern frisläpps till lagret.
• Kreditkontroll mot kundens gräns och förfallna fakturor.
• Fakturering mot det som faktiskt levererats, inte mot vad som beställdes.
• Inköpsförslag när en order skapar brist som inte täcks av befintligt lager.

Poängen är inte att ta bort människor ur flödet, utan att låta dem hantera undantagen. Ordern som är helt normal ska kunna gå igenom utan att någon rör den, medan den som har brist, kreditspärr eller avvikande leveransdatum lyfts fram för ett beslut.

När behöver du ett OMS?

Du har vuxit ur kalkylarken om något av det här känns igen:

• Många order per dag, eller försäljning i flera kanaler samtidigt.
• Återkommande lagerfel. Varor säljs som inte finns, eller blir liggande.
• Behov av delleveranser, restorderhantering och spårbarhet per leverans.
• Krav på att se orderstatus direkt, både internt och mot kund.
• Fakturaunderlag som stäms av manuellt mot följesedlar efter leverans.

Att byta orderhanteringssystem

Byter du från ett befintligt system, eller från Excel, är det sällan funktionslistan som avgör om det går bra. Det här väger tyngre:

Vad som ska flyttas. Artiklar, kunder, prislistor och öppna order behöver in i det nya systemet. Historiska order kan ofta ligga kvar i det gamla, men saldon och pågående flöden måste stämma på bytesdagen.

Hur ordertyperna ser ut. De flesta bolag har fler varianter än de tror: webborder, B2B-order, direktleverans från leverantör, serviceorder. Kartlägg vilka regler som gäller för var och en innan uppsättningen börjar.

Vilka integrationer som verkligen behövs. Webbshop och ekonomisystem är nästan alltid med. Frakt och eventuellt EDI mot större kunder tillkommer ofta. Varje koppling är något som ska underhållas, så färre är bättre. Fluit synkar exempelvis mot Fortnox för ekonomin, medan lager och order ligger kvar i affärssystemet.

När ni byter. Lägg bytet till en period med lägre ordervolym, och räkna med parallelldrift under en kort tid.

Orderhantering i Fluit

I Fluit hänger orderhanteringen ihop med lager, inköp och ekonomi i samma system. Ordern följer ett fast flöde från utkast till klar, lagret reserveras i två steg (mjukt vid orderläggning, hårt vid plockning), och faktureringen sker mot det som faktiskt skickats. Restorder och leveranser styrs från ordern, medan returer har en egen vy med koppling tillbaka till ursprungsordern.

Vill du se hur det fungerar? Läs mer om Fluits orderhantering eller boka en demo.