Ett avtal skiljer sig från en order på en punkt som ändrar allt: det tar inte slut. En order levereras och faktureras en gång. Ett serviceavtal, ett hyresavtal eller ett abonnemang ska faktureras varje månad eller kvartal, år efter år, utan att någon lägger en ny order.
Det är därför avtal så ofta hamnar i ett kalkylblad vid sidan av systemet, och därför det kalkylbladet så ofta är den enda platsen där någon vet när avtalen går ut.
Vad avtalet behöver bära
Fem uppgifter räcker för att avtalet ska kunna sköta sig självt:
- Rader med vad som ingår och till vilket pris.
- Frekvens: hur ofta det ska faktureras.
- Period: startdatum, slutdatum och eventuell uppsägningsfrist.
- Objekt: vilken utrustning, anläggning eller tjänst avtalet gäller.
- Servicenivå: vad kunden har rätt att förvänta sig, om avtalet lovar något.
Saknas frekvensen blir avtalet en anteckning. Saknas perioden blir det en evighetsmaskin.
Datumen som ska bevakas
Tre datum i varje avtal är värda en påminnelse i förväg:
| Datum | Varför det spelar roll |
|---|---|
| Uppsägningsdatum | Passeras det förnyas avtalet, oavsett vad någon tänkt |
| Prisrevision | Missas den löper avtalet vidare på gammalt pris |
| Slutdatum | Utan förnyelse upphör både intäkten och åtagandet |
Uppsägningsdatumet är det som brukar orsaka mest irritation, eftersom det ligger före slutdatumet och därför känns avlägset ända tills det redan passerat.
Avtalstyperna beter sig olika
Ett hyresavtal faktureras för tid och behöver hålla reda på utrustningen som är utlånad. Ett serviceavtal faktureras för beredskap och behöver hålla reda på vad som ingår när något går sönder. Ett abonnemang faktureras för åtkomst och behöver hålla reda på antal och nivå.
Skillnaden syns tydligast i vad som händer när kunden hör av sig. Vid ett serviceavtal är frågan om det inträffade ryms inom avtalet eller ska faktureras extra, och det svaret behöver finnas på plats innan teknikern åker.
Kopplingen till arbetet
Ett avtal som bara ligger i ekonomin blir en fakturarutin. Det som gör det användbart är kopplingen åt två håll:
- Mot underhållsplanerna, så att den service som avtalet lovar faktiskt planeras in och utförs.
- Mot ärendehanteringen, så att kundens avtalade svarstid styr prioriteringen när ett ärende kommer in.
Utan den kopplingen är servicenivån ett löfte i en pdf.
I ett system
I Fluit finns kontrakt av typerna uthyrning, service, abonnemang, underhåll, leasing och övrigt, kopplade till kund och med startdatum och status. Kontraktet bär rader, periodisk fakturering, SLA-villkor och prisrevisioner, och skapas som utkast så att det går att arbeta med innan det aktiveras.
Ett kontrakt i utkast fakturerar ingenting. Det är en liten sak som spar en del obehag.
