Ett ramavtal förhandlas en gång och används många. Det låser pris, villkor och ofta en volym för en period, men beställer ingenting i sig. Varorna hämtas hem genom avrop: enskilda order som pekar tillbaka på avtalet.
Uppdelningen är hela poängen. Priset behöver inte förhandlas per leverans, och volymen behöver inte tas hem på en gång.
Vad avtalet respektive avropet bär
| Ramavtal | Avrop | |
|---|---|---|
| Pris | Ja, avtalat | Hämtas från avtalet |
| Villkor | Ja | Hämtas från avtalet |
| Volym | Avtalad total | Det som tas hem nu |
| Leveransdatum | Nej | Ja |
| Utlöser leverans | Nej | Ja |
Att avropet hämtar pris från avtalet är mer än en bekvämlighet. Det är den enda mekanism som garanterar att det förhandlade priset faktiskt används, i stället för att någon råkar lägga en vanlig order till listpris.
De tre talen som måste hållas isär
Ett ramavtal som följs upp behöver tre volymtal per rad:
- Avtalad volym: vad som förhandlats.
- Avropad volym: vad som beställts hittills.
- Restvolym: skillnaden, alltså vad som återstår att ta hem.
Följer man bara det första och det andra går det att avropa förbi taket utan att någon märker det förrän avstämningen. Följer man inget av dem har avtalet i praktiken bara ett pris, inte en volym.
Ofta behövs ett fjärde och femte tal också: levererad och fakturerad volym. De skiljer sig från den avropade så snart något ligger i restorder.
Var det brukar gå fel
Giltighetstiden glöms bort. Avtalet löper ut, men ordrarna fortsätter läggas med gamla priser. Antingen fakturerar leverantören listpris och ingen märker det, eller så fakturerar de avtalspriset och du får en obehaglig förhandling nästa år.
Min- och maxvolym per avrop ignoreras. Många avtal har gränser per avrop. Utan kontroll i systemet upptäcks överträdelsen när fakturan kommer.
Prisrevisionen missas. Avtal med indexklausul eller årlig revision behöver nya priser vid rätt datum, inte när någon råkar tänka på det.
Ramavtal åt båda hållen
Begreppet används både mot leverantör och mot kund. Mot leverantör låser du ditt inköpspris. Mot kund låser du ditt försäljningspris och binder upp en volym som kan användas i planeringen.
Det andra fallet är det som ofta saknas i mindre system. En kund som avropar mot ett årsavtal ska få avtalspriset automatiskt, och den avropade volymen ska räknas av mot avtalet.
I ett system
I Fluit håller ramavtalet rader med avtalad kvantitet, avtalat styckpris i både avtalsvaluta och basvaluta, samt min- och maxkvantitet per avrop. Per rad följs beställd, levererad och fakturerad kvantitet, vilket ger restvolymen utan att någon för ett eget kalkylblad.
Avtalet har ett statusflöde, så att ett utkast går att arbeta med innan det aktiveras och ett utgånget avtal slutar användas i prissättningen. Priset från avtalet går in i samma prisberäkning som prislistor och rabattregler, med avtalet högst i prioritet.
