Projektredovisning är att lägga en dimension till bokföringen: vilket uppdrag kostnaden hör till. Utan den kan ett bolag ha god marginal totalt och samtidigt ha en tredjedel av uppdragen under noll, utan att någon kan peka ut vilka.
Efterkalkylen är det som gör dimensionen användbar. Den ställer utfallet mot den kalkyl som låg till grund för priset, och svarar på om priset var rätt satt.
Vad som ska samlas
Fyra sorters poster behöver hitta till projektet:
- Tid, rapporterad av dem som utfört arbetet, till en känd timkostnad.
- Material, taget ur lagret mot projektet, värderat till landad kostnad och inte till listpris.
- Inköp, både varor och tjänster som köpts specifikt för uppdraget.
- Intäkter, det som fakturerats och det som är upparbetat men ännu inte fakturerat.
Den fjärde punkten är den som oftast fattas. Utan upparbetad men ofakturerad intäkt ser ett projekt olönsamt ut mitt i, bara för att faktureringen sker vid slutet.
Det ska ske under tiden
Den vanligaste orsaken till att efterkalkyler saknas är inte att ingen vill ha dem. Det är att underlaget aldrig samlades medan arbetet pågick.
Rekonstruktion i efterhand har ett systematiskt fel: den blir för snäll. Tid som ingen minns räknas inte, materialet uppskattas till vad som borde ha gått åt, och timmarna kring en oplanerad krånglig detalj försvinner. Resultatet blir en efterkalkyl som visar att kalkylen höll, vilket gör nästa kalkyl lika optimistisk.
Tilläggsarbetet avgör
I de flesta uppdragsverksamheter är det inte den ursprungliga omfattningen som spräcker kalkylen. Det är det som lades till på vägen: en ändring kunden bad om, en anpassning som “bara tar en halvtimme”, en extra vända för något som visade sig sitta annorlunda.
Det som skiljer ett lönsamt projekt från ett olönsamt är därför sällan skickligheten i utförandet, utan om tilläggen registrerades och fakturerades. Ett system som gör det enkelt att lägga en tilläggsrad medan arbetet pågår tjänar in sig snabbt.
Vad efterkalkylen ska visa
En användbar efterkalkyl svarar på tre frågor:
| Fråga | Vad den avslöjar |
|---|---|
| Stämde tiden? | Om kalkylens timmar är realistiska eller önsketänkande |
| Stämde materialet? | Om spill och kassation räknats med |
| Fakturerades allt? | Om tilläggsarbetet gick fram till fakturan |
Det räcker att göra den på ett urval projekt för att mönstret ska framträda. En viss typ av uppdrag som konsekvent tar tjugo procent längre tid är ett prisproblem, inte en serie olyckor.
I ett system
I Fluit finns projekt med status och egna uppgifter, och arbetsorder kan vara av typen projekt. Tid rapporteras per operation på arbetsordern, material tas ut mot den och kostnadsrader kan läggas till, vilket ger utfallet per uppdrag ur samma registrering som styr lagersaldot.
Bokföringen sker fortfarande i ekonomisystemet. Det Fluit bidrar med är underlaget: tiden, materialet och inköpen knutna till rätt uppdrag medan de uppstår.
