Se om projektet går plus medan det pågår
Ett projekt i Fluit samlar arbetsorder, kundorder, inköp och fakturor och räknar fram vad uppdraget har kostat hittills. Ni ställer det mot budgeten, bedömer vad som återstår och fakturerar kunden enligt en plan.
- Kostnaden hamnar på projektet när den uppstår
- Budget och prognos per aktivitet
- Fast pris eller löpande, med takpris
Projektreskontran
Ingen för över något till projektet
Den som rapporterar tid på arbetsordern, plockar en order eller konterar en leverantörsfaktura bokar samtidigt på projektet. Fluit stämmer av varje dokument mot projektets reskontra, och ändringen syns på översikten inom en minut.
- Arbetsorder Tid, material, underentreprenad och utlägg
- Kundorder Varor som plockas till projektet
- Inköpsorder Tjänster och ej lagerförda artiklar
- Leverantörsfaktura Rader konterade på projektet
- Kundfaktura Det som fakturerats, krediter avdragna
- Budget mot utfall Per kostnadsslag och per aktivitet
- Prognos Beräknad slutkostnad och förlustvarning
- Fortnox Projektnumret på fakturan
- Power BI Posterna via OData
Börja enkelt
Lika mycket projektstyrning som jobbet kräver
Ett serviceuppdrag på två veckor behöver inte en faktureringsplan. Ett bygge på ett halvår gör det. Ni lägger på mer när projektet kräver det, och det ni inte använder syns inte.
-
1 Ett belopp
Projekt med budget
Koppla order, arbetsorder och inköp till projektet och skriv in en budget. Översikten visar upparbetat, åtaganden och resultat direkt.
-
2 Struktur
Aktiviteter och kostnadsslag
Dela upp jobbet i upp till tre nivåer och lägg budgeten per aktivitet och kostnadsslag. Varje dokument bokar på sin aktivitet.
-
3 Hela affären
Avtal, plan och prognos
Fast pris eller löpande med tak, en faktureringsplan med förskott och en sparad prognos som varnar innan projektet går med förlust.
Budget och prognos
Vet var projektet landar innan det har landat
Prognosen ställer budgeten mot utfallet per aktivitet och kostnadsslag och föreslår vad som återstår. Stämmer förslaget inte skriver projektledaren över det. Går den beräknade slutkostnaden över intäkten varnar projektet, även i projektlistan.
- Budget i versioner. En godkänd budget ändras aldrig. Den revideras till ett nytt utkast, och skillnaden mot förra versionen syns rad för rad.
- Raderna går ihop. Utfall utan aktivitet står under Ej fördelat, så att aktiviteterna alltid summerar till projektets total.
- Prognoser som sparas. Varje sparad prognos ligger kvar med sitt brytdatum. Ni ser hur bedömningen har rört sig under projektet.
Avtal och fakturering
Fakturera som ni kom överens med kunden
En avtalsrad beskriver vad kunden har köpt och hur det faktureras: fast pris, löpande räkning eller inte alls. Ett projekt kan ha flera, till exempel fast pris för leveransen och löpande för tilläggsarbeten.
Faktureringsplan, fast pris 100 000 kr
30 procent vid order, 60 vid leverans och 10 efter driftsättning
| Plan | Kunden betalar | Avdrag förskott | Intäkt |
|---|---|---|---|
| Förskott På ett datum | 30 000 | ||
| Delfaktura När aktiviteten Leverans stängs | 60 000 | 25 714,29 | 85 714,29 |
| Slutfaktura Markeras efter driftsättning | 10 000 | 4 285,71 | 14 285,71 |
| Summa | 100 000 | 30 000 | 100 000 |
Förskottet blir ett förskottskrav, inte en intäkt. Det avräknas i proportion till vad kunden betalar på resten av planen, och slutfakturan tar det som är kvar så att saldot går till noll på öret.
Planen blir redo av sig själv
En planrad blir redo att faktureras på ett datum, när en aktivitet stängs eller när någon markerar den. Kön Att fakturera samlar det som är redo. Ni bockar i det som ska med och skapar underlagen.
Takpriset håller
På löpande räkning med tak attesteras tid och material så länge det ryms under taket. Resten märks Över takpris och kan inte faktureras förrän taket höjs. Ingen roll kan attestera förbi det.
Inget faktureras två gånger
En arbetsorder eller kundorder på en fastprisrad faktureras via planen, aldrig själv. Utfallet bokas ändå på projektet, så att ni ser vad det fasta priset faktiskt kostade.
I vardagen
Det som gör att siffrorna går att lita på
Ett projekt är bara så bra som underlaget. De här reglerna håller det rent.
Projektledare och projekttyp
Varje projekt har en ansvarig som syns i projektlistan. Projekttyper, som kundprojekt och interna projekt, lägger ni upp själva.
Rättningar med motpost
Ändras en tidrapport eller byter en order projekt skrivs en motpost i stället för att posten skrivs över. Månadsgrafen visar ändå när kostnaden uppstod.
Åtaganden räknas in
Budgetvarningen tar med det som är beställt men inte levererat. Beskedet kommer när inköpet läggs, inte när godset står på kajen.
Projektlager
Material som lämnat huvudlagret men inte kunden står i projektets eget lager. Behovsberäkningen hoppar över det, och projektet kan inte stängas med saldo kvar.
Uppgifter, ärenden och offerter
Projektkortet har egna flikar för uppgifter, ärenden, offerter och affärer. Översikten varnar när något öppet är försenat.
Status som styr
Utkast, aktivt, parkerat, slutfört, avbrutet och arkiverat. Nya order och arbetsorder kan bara kopplas till ett aktivt projekt.
Projektet hämtar sin data från resten av systemet
Tiden och materialet kommer från arbetsordrarna, varorna från orderhanteringen och kostnaderna från inköp och leverantörsfakturor.
Fakturorna bokförs i Fortnox med projektnumret, och det löpande arbetet planeras med uppgifter.
Vanliga frågor om projekt
Måste vi använda budget, aktiviteter och avtal?
Nej. Ett projekt kan vara en kund, ett datum och ett budgetbelopp. Aktiviteter, detaljerad budget, prognos och avtalsrader finns på egna flikar och syns först när någon lägger upp dem.
Vad räknas som upparbetat?
Rapporterad tid på projektets arbetsordrar värderad till timkostnad, material som förbrukas på arbetsorder eller plockas på kundorder, inleveranser som inte går till lager, underentreprenad och utlägg, och leverantörsfakturarader konterade på projektet. Material som tas emot till lager blir kostnad först när det förbrukas, så att det inte räknas två gånger.
Rapporterar vi tid direkt på projektet?
Tid rapporteras på arbetsordern, i webben eller i mobilappen. Arbetsordern är kopplad till projektet och en aktivitet, så tiden hamnar på rätt rad i projektets budget utan att någon behöver registrera den två gånger.
Kan vi fakturera i förskott och i delar?
Ja. Faktureringsplanen på en avtalsrad kan ha förskott, delfakturor och slutfaktura, i procent eller belopp. Förskottet avräknas proportionellt på de fakturor som kommer efter, och slutfakturan tar resten så att saldot går till noll.
Fungerar det med Fortnox?
Ja. Med synk av projekt påslagen skapas projektet i Fortnox, och fakturor från Fluit bär projektnumret på huvud och rader. Bokföringen fortsätter i Fortnox som vanligt.
Kan olika delar av projektet faktureras olika kunder?
Ja. Varje avtalsrad har egen betalare och valuta. När kön faktureras skapar Fluit ett underlag per betalare och valuta.
Kan fakturadatumet följa leveransdatumet?
Ja. När du skapar fakturaunderlag från Att fakturera kan du välja Fakturadatum = leveransdatum. Varje underlag får då sitt leveransdatum i stället för ett gemensamt fakturadatum, och förfallodagen räknas från det. Samlar ett underlag flera leveranser gäller den senaste.
Jobbar ni i projekt?
Boka en demo så går vi igenom ett projekt från budget till slutfaktura.