Inleverans, eller godsmottagning, är när beställda varor anländer och tas emot mot en inköpsorder. Det är ögonblicket då en beställning blir riktigt lagersaldo, och därför en av de viktigaste kontrollpunkterna i hela inköpsflödet.
Vad händer vid en inleverans?
När godset kommer in brukar det gå till så här:
- Identifiering. Vilken inköpsorder hör leveransen till? Följesedeln matchas mot ordern.
- Antalskontroll. Stämmer antalet kollin och enheter mot det beställda?
- Kvalitetskontroll. Är varorna hela och felfria?
- Inplacering. Godset styrs till rätt lagerplats.
- Registrering. Det mottagna antalet bokförs och lagersaldot uppdateras.
Är något fel, för få enheter, skadat gods eller fel artikel, fångas det redan här. Innan varorna blandas in i lagret, och innan fakturan godkänns.
Kontrollen vid mottagning
Mottagningen är din chans att stoppa fel innan de sprider sig vidare. I Fluit validerar du antal och kvalitet vid inleverans, kopplar okända streckkoder på plats och styr gods till rätt platstyp. Avvikelser dokumenteras i samma stund som de upptäcks, inte i efterhand när orsaken är borttappad.
Du registrerar det faktiskt mottagna antalet, inte det beställda. Därför stämmer lagersaldot även vid delleveranser, och inköpsordern kan stå kvar som delvis levererad tills resten kommer.
Automatisk omallokering mot kundordrar
Här gör det skillnad att inköp och försäljning bor i samma system. När du saknar en vara i lager men har lagt en inköpsorder för den, kan en kundorder reserveras mot den inkommande ordern. Vid inleverans måste den kopplingen lösas upp.
I Fluit sköts det åt dig. När du gör inleveransen flyttas reservationerna som låg mot inköpsordern över till verkligt lagersaldo, och kundordern som väntat på varan får sin reservation uppdaterad mot det nya saldot. Rätt kund får alltså rätt vara så fort den kommer in, utan att någon behöver minnas vilken order som hörde till vilken.
Inleveransen i three-way matching
Inleveransen är också en av tre delar i three-way matching. När leverantörsfakturan kommer stäms den av mot inköpsordern (vad du beställde) och inleveransen (vad du fick). Stämmer alla tre kan du betala utan att gissa.
