Three-way matching (trevägsmatchning) är en enkel kontroll som fångar dyra fel. Regeln är kort: betala aldrig en leverantörsfaktura förrän den stämmer mot både vad du beställde och vad du faktiskt fick.
De tre dokumenten
Matchningen jämför tre källor:
- Inköpsordern — vad du beställde: artiklar, antal och priser.
- Inleveransen — vad du tog emot vid godsmottagningen.
- Leverantörsfakturan — vad leverantören vill ha betalt för.
Överensstämmer de i pris och antal är fakturan trygg att betala. Gör de inte det har du fångat ett fel medan pengarna fortfarande är kvar i bolaget.
Vad matchningen fångar
Några av de vanligaste och dyraste felen stoppas direkt:
- Du faktureras för mer än du fick. Ordern sa 200, du tog emot 180, fakturan gäller 200.
- Fel pris. Fakturan har ett högre styckpris än det som avtalades på ordern.
- Dubbelfakturering. Samma leverans faktureras två gånger.
- Varor du aldrig beställt. Det finns ingen inköpsorder bakom raden.
Med enbart two-way matching (faktura mot order) glider det första fallet igenom. Ordern säger 200 och fakturan säger 200, men ingen vet att bara 180 kom in. Det är inleveransen som täpper till den luckan.
Varför ett sammanhållet system gör skillnad
Ligger de tre dokumenten i olika system, eller i pärmar, blir matchningen ett tråkigt detektivarbete. Någon måste leta upp ordern, följesedeln och fakturan för varje rad.
När de i stället finns på samma ställe sköter systemet det mesta. I Fluit registreras orderbekräftelse och inleverans mot inköpsordern, och inkommande leverantörsfakturor matchas mot order och inleverans så att pris och antal stämmer innan betalning. Kvar för en människa blir bara avvikelserna, vilket är precis de fakturor som faktiskt behöver en närmare titt.
