En leverantör som ska bekräfta en order, föreslå ett nytt pris eller berätta att godset är på väg gör det oftast som mejl: någon läser det, letar upp rätt inköpsorder och skriver in det för hand. En leverantörsportal är en inloggad yta där leverantören gör det själv, direkt mot samma data som ert inköpssystem använder.
Vad leverantören faktiskt kan göra
- Inköpsordrar. Se sina order, bekräfta dem, och ladda ner ordern som PDF på sitt eget språk.
- Mina artiklar. Se sina artikelnummer, inköpspriser, minsta orderkvantitet och avsändningstid mot era, och föreslå nya värden.
- Företagsuppgifter. Uppdatera adress, telefon, e-post för order, webbplats och kontaktpersoner själv.
- Meddelanden. Skriva till er direkt på inköpsordern, eller på en allmän tråd för frågor som inte hör till en specifik order.
- Leveransavisering. Tala om att gods är på väg, med transportslag, spårningsnummer och beräknad ankomst.
Förslag går aldrig direkt på priset
Föreslår leverantören ett nytt pris eller en ny avsändningstid skrivs det inte på leverantörsraden direkt. Förslaget hamnar i en katalog av typen Leverantörsportal, samma slags mellanlager som en produktfeed använder, och blir gällande först när en inköpare granskar det och trycker Applicera. Inköparen kan också avvisa förslaget med en motivering, som leverantören ser och kan rätta utifrån.
Samma försiktighet gäller leveransavisering: en avisering är ett besked, inte en inleverans. Kvantiteten reserveras som “på väg” på inköpsorderns rader, men ingenting bokas in i lagret förrän godset faktiskt tas emot hos er. En leverantör kan därför aldrig avisera mer än det som återstår att skicka på ordern.
Så ger ni en leverantör åtkomst
Öppna Inställningar → Leverantörer → leverantören → Kontakter. Kolumnen Portalåtkomst visar om kontakten redan har en inloggning, och knappen Ge åtkomst kräver bara att kontakten har en e-postadress, eftersom adressen blir användarnamnet.
Leverantörens roller är egna och skiljer sig från kundrollerna: Läsare, Administratör, Orderhanterare och Produktionsrapportör, i stället för Beställare, Godkännare och Ekonomi som gäller kundkontakter. Att skapa en inloggning, ändra roll eller stänga av den kräver TenantAdmin.
Avvikelser går till rätt person automatiskt
Bekräftar leverantören en order med annan kvantitet, annat pris, eller ett senare leveransdatum än ni bad om, går ett mejl till leverantörens ansvariga inköpare med det ändrade värdet markerat. Ämnesraden säger redan Bekräftad med avvikelse, och inköpslobbyn samlar raderna i en egen ruta så att ingen avvikelse hänger kvar obemärkt i en lång orderlista.
Vad som har ändrats
Portalen har byggts ut i flera steg under sommaren och hösten 2026. Det som tidigare krävde ett mejl eller ett sökande i inställningarna ligger nu där leverantören och inköparen faktiskt är:
| Funktion | Tidigare | Nu |
|---|---|---|
| Ge en leverantör inloggning | Sökte upp kontakten under Inställningar → Extern portal | Knappen Ge åtkomst direkt på leverantörens kontaktflik |
| Vad leverantören kan göra | Bara se och bekräfta inköpsordrar | Även se sina artiklar, föreslå pris och villkor, sköta företagsuppgifter |
| Orderlistan i portalen | Hela orderhistoriken i ett svep, ingen sökning | Sök, statusfilter, öppna-order-läge och sidbrytning |
| Avvikelse vid bekräftelse | Upptäcktes om någon råkade läsa igenom bekräftelsen | Mejl till ansvarig inköpare, märkt redan i ämnesraden |
| Gods på väg | Väntade på ett mejl eller ringde själva | Leverantören aviserar leveransen direkt på ordern |
Begränsningar
Leverantörsdokument och certifikat, bankuppgifter, staffelpriser och redigering av fraktsätt går inte att hantera i portalen. En skickad leveransavisering går inte att ändra eller dra tillbaka, bara komplettera i meddelandetråden på ordern. Kör ni Fortnox-synk med riktningen från Fortnox för leverantörer blir företagsuppgifterna låsta för redigering i portalen, eftersom de underhålls i ekonomisystemet i stället.
I Fluit
Fluit har en leverantörsportal på samma data som resten av inköpssystemet, så en bekräftad order, ett applicerat prisförslag eller en leveransavisering syns direkt hos er utan synk eller mellansteg. Behöver support eller en inköpare se exakt vad en leverantör ser, går det att öppna portalen som den kontakten, utan att fråga efter lösenordet: besöket syns i en banderoll och loggas.
