Dina leverantörer avgör en stor del av vad inköpen kostar, hur säkert det levereras och vilken kvalitet du får. Leverantörshantering handlar om att välja rätt leverantörer, hålla deras uppgifter ordnade och följa upp hur de faktiskt presterar, så att besluten vilar på fakta i stället för magkänsla.

Leverantörskatalog och artikelmappning

Grunden är en leverantörskatalog: en förteckning där leverantörernas produkter, artikelnummer, priser och villkor är mappade mot dina egna artiklar.

Med katalogen på plats följer rätt pris och artikelnummer med automatiskt när du skapar en inköpsorder. Du slipper bläddra i prislistor och skriva av artikelnummer för hand. I Fluit importerar och matchar du leverantörers produktdata mot dina artiklar och håller inköpspriserna aktuella utan att pilla manuellt.

Artikelmappningen, kopplingen mellan leverantörens artikelnummer och ditt eget, är det som gör att leverantörens prislistor och orderbekräftelser tolkas rätt av sig själva.

Flera leverantörer för samma vara

Många artiklar köps från mer än en leverantör. Det ger dig förhandlingsläge och en backup om en leverantör får problem. Då vill du veta, per artikel, vem som är förstahandsval, vilka priser som gäller och vilka ledtider du kan räkna med. Samma uppgifter använder MRP-motorn när den föreslår vad som ska köpas och från vem.

Villkor som styr förväntan

Varje leverantörsrelation bär på sina villkor: Incoterms, leveranstid, betalningsvillkor och valuta. I Fluit sätter du dem per leverantör och order, och köp i utländsk valuta hålls rätt med automatiska växelkurser.

Uppföljning: bedöm leverantören på fakta

En leverantör är ungefär så bra som den senaste leveransen. Därför är uppföljningen kärnan i leverantörshantering. Efter varje order finns det några saker värda att titta på:

  • Pris — stämde fakturan mot det avtalade priset på ordern?
  • Ledtid — höll leverantören utlovat leveransdatum?
  • Kvantitet och kvalitet — kom rätt mängd, och felfritt gods, vid inleveransen?

Ligger order, orderbekräftelse, inleverans och faktura i samma system faller den uppföljningen ut nästan av sig själv. Three-way matching ger utfallet på pris och antal, och avvikelser mot bekräftade datum visar hur pålitliga leveranserna är. Nästa gång du ska välja leverantör har du då riktiga siffror att luta dig mot, inte en känsla.