Beställningen kommer som mejl. Den behöver inte knappas in.
Fluits inkorg tolkar inkommande meddelanden och bilagor, hittar rätt kund och rätt artiklar och lägger fram ett förslag. Ni granskar och godkänner, så att kontrollen stannar hos er.
Inkorg
Från mejl till orderförslag
Tolkningen är automatisk. Beslutet är det inte.
Tolkning av order i mejl och PDF
Ett inkommande mejl med en beställning tolkas automatiskt: kund, artiklar, antal och önskat leveransdatum plockas ut ur texten och bilagan. Du får ett förslag att granska i stället för ett mejl att knappa av.
Bilagan räknas som innehåll
Beställningen ligger ofta i en PDF, inte i mejltexten. Texten i bifogade PDF:er läses in och tolkas tillsammans med mejlet. Inskannade sidor och foton saknar textlager och går inte att tolka.
Matchning mot kund och leverantör
Avsändaren knyts till ett kundnummer eller leverantörsnummer i ert eget register, med en säkerhetsprocent på träffen. Uteblir den står posten kvar utan matchad motpart i stället för att gissa.
Fyra banor, olika flöden
Sälj, inköp, ärenden och övrigt hålls isär. Säljbanan jobbar mot order, offert och affär, inköpsbanan mot inköpsorder och orderbekräftelser, ärendebanan mot supportkön.
Kopplat till det som redan finns
En post kan peka på kundorder, inköpsorder, offert, affär, ärende, kund, leverantör, sändning eller faktura, så att korrespondensen hamnar i rätt sammanhang.
Ingenting sker bakom ryggen
Posten går genom ny, bearbetas, redo och behandlad. Du godkänner innan något blir en riktig order. Avvisade mejl lämnar spår och går att ta tillbaka.
Arbetssättet
En lista som betas av, inte bläddras i
Träfflistan ligger till vänster, meddelandet till höger och åtgärderna på samma skärm. Posterna grupperas efter vad de kräver av dig: kräver åtgärd, väntar eller klart. Siffran på varje bana visar hur många som väntar på någon, så den som bara jobbar med inköp filtrerar bort resten.
Ett mejl kan tas vidare på fem sätt: svara, skapa ärende, skapa affär, skapa order eller avvisa. I säljbanan ligger Skapa offert bredvid Skapa order. Svaret går ut från samma brevlåda som mejlet kom in till och stannar i tråden. Affärsvägen lägger upp företaget som prospekt om det ännu inte finns som kund.
Texten du ser är tvättad från formatering, spårlänkar, citerad historik och signatur. Ibland blir ingenting kvar, och det är oftast rätt svar: hela innehållet låg i den bifogade PDF:en, som tolkningen läser i stället. Originalet finns kvar bakom Visa original.
Trådar
Så håller inkorgen ordning
Poster hänger ihop med varandra och med affärshändelserna de gäller.
Fler källor än e-post
Poster kan komma via e-post från Microsoft 365, manuell uppladdning eller API. Svar du skickar loggas på samma post.
Trådar hålls ihop
Svar och följdmejl grupperas till en konversation, och ditt eget svar går ut från samma brevlåda som mejlet kom in till.
Händelselogg per post
Skapad, typ ändrad, status ändrad, koppling tillagd, besvarad, behandlad. Du ser vad som hänt och när.
Misslyckad tolkning fastnar inte
Går en post inte att tolka markeras den som misslyckad och hamnar för manuell hantering, med möjlighet att köra om tolkningen.
Riktningen
Vem som är kund och vem som är leverantör
Samma papper betyder olika saker beroende på vem som skickade det. En kund som skickar sin inköpsorder till er har skickat er en kundorder, även om det står "Purchase Order" på den. En leverantör som svarar på er beställning har skickat en orderbekräftelse.
Tolkningen avgör riktningen utifrån vem motparten är och inte vad dokumentet kallar sig, och lägger posten i rätt bana därefter. Blir det ändå fel byter du bana på posten.
Frågor
Vanliga frågor om inkorgen
Kan Fluit tolka en beställning i ett mejl eller en PDF och göra order av den?
Ja. Inkorgen läser mejltexten och texten i bifogade PDF:er, plockar ut kund, referens, datum och orderrader och lägger fram ett förslag. Väljer du förslaget öppnas orderformuläret med fälten ifyllda, och ordern finns när du sparat den.
Skapar systemet ordrar automatiskt från mejl?
Nej. Tolkningen föreslår, du granskar och godkänner. Först då blir det en riktig order. Samma sak gäller offert, affär och ärende: förslaget ligger överst på posten med en säkerhetsprocent, och du kan alltid välja något annat.
Fungerar det när kunden skickar sin beställning som PDF?
Ja, och det är det vanligaste fallet. Texten i PDF:en läses in och tolkas tillsammans med mejlet, som ofta bara innehåller en hälsning och en signatur. En inskannad eller fotograferad sida saknar däremot textlager och går inte att tolka.
Ersätter inkorgen vår vanliga e-post?
Nej. Inkorgen tar hand om de mejl som ska bli affärshändelser, alltså beställningar, prisförfrågningar, orderbekräftelser och supportärenden. Övrig korrespondens ligger kvar där den är i dag.
Inkorgen matar resten av systemet
Godkända förslag blir försäljningsordrar eller landar på inköpssidan. Hela tolkningen, fält för fält, står på sidan om AI-inkorgen.
Kundfrågor som inte är beställningar går vidare till ärendehanteringen, och bygger på samma AI-lager som resten av systemet.
Hur många beställningar knappar ni in för hand?
Boka en demo och testa inkorgen på ett av era riktiga kundmejl.