Varorna kommer in en tisdag, leverantörsfakturan en vecka senare. Däremellan står godset på hyllan och är bolagets, men ingen skuld är bokförd. Lagerbokföringen löser det med ett konto som bär skulden i väntan på fakturan: GR/IR, mottagna varor som inte är fakturerade.
Kontonumren nedan är exempel. Kontoplanen är er egen.
| Konto | Namn |
|---|---|
| 1460 | Lager |
| 2440 | Leverantörsskulder |
| 2640 | Ingående moms |
| 2980 | Mottagna varor, ej fakturerade (GR/IR) |
| 4000 | Kostnad för sålda varor |
| 4010 | Prisdifferenser |
När priset stämmer
Ett bolag tar emot 100 ventiler à 200 kronor. Lagret ökar, och skulden för det mottagna hamnar på GR/IR:
Inleverans, 100 st à 200 kr
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1460 Lager | 20 000 | |
| 2980 GR/IR | 20 000 |
Fakturan kommer på 20 000 kronor plus moms. Den bokförs mot GR/IR i stället för mot ett kostnadskonto, eftersom varorna redan ligger i lagret:
Leverantörsfaktura
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2980 GR/IR | 20 000 | |
| 2640 Ingående moms | 5 000 | |
| 2440 Leverantörsskulder | 25 000 |
GR/IR står nu på noll för den här leveransen. När ventilerna säljs flyttas värdet från lagret till kostnad för sålda varor: debet 4000, kredit 1460, med det värde lagret bar.
Ordningen kan också vara den omvända. Kommer fakturan före varorna står GR/IR med ett debetsaldo tills inleveransen är gjord.
När fakturan har ett annat pris
Så rent blir det sällan. Leverantören har höjt priset, glömt en rabatt eller fakturerar i euro till en annan kurs. Då har inleveransen bokat lagret till ett pris och fakturan säger ett annat.
Ett exempel: 50 artiklar togs emot à 100 kronor, alltså 5 000 kronor på lagret och på GR/IR. Innan fakturan kommer har 15 sålts. Fakturan är på 5 375 kronor, 7,50 kronor dyrare per styck.
Fakturan bokförs mot GR/IR med sitt fulla belopp. Då står GR/IR med 375 kronor i debet som ingen inleverans förklarar. De ska ha ett hem, och det finns två:
- Det som finns kvar i lagret, 35 av 50 styck. Deras värde var för lågt, och 35 × 7,50 = 262,50 kronor läggs på lagret.
- Det som redan sålts, 15 styck. De finns inte längre i lagret, så deras 112,50 kronor går inte att lägga där. Det är en kostnad i perioden.
Leverantörsfaktura
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2980 GR/IR | 5 375 | |
| 2640 Ingående moms | 1 343,75 | |
| 2440 Leverantörsskulder | 6 718,75 |
Prisdifferens
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1460 Lager, kvar i lager | 262,50 | |
| 4010 Prisdifferenser, sålt gods | 112,50 | |
| 2980 GR/IR | 375 |
Efter prisdifferensen är GR/IR på noll igen, och lagret är värt vad godset faktiskt kostade. Är fakturan billigare än inleveransen blir det tvärtom: lagret skrivs ner och prisdifferenskontot krediteras.
Det är frestande att lägga hela differensen på lagret. Då hamnar 112,50 kronor på artiklar som redan lämnat huset, och snittpriset på de 35 som finns kvar blir för högt. Felet syns först nästa gång någon räknar marginal på artikeln.
Kontrollen före bokföringen
En prisdifferens ska vara en avvikelse någon har sett, inte ett belopp som slinker igenom. Därför stäms fakturan av mot inköpsordern och inleveransen innan den bokförs, så kallad three-way matching. Små differenser, några ören på avrundning, får passera inom en tolerans. Större ska godkännas av någon som kan svara för dem.
Kontrollen fångar också det som inte är en prisdifferens alls: att samma inleverans faktureras två gånger, eller att fakturan gäller fler än det som togs emot. Sådant ska inte bokas på lagret. Det ska reklameras.
Månadsavstämningen
Vid månadsskiftet ska lagerkontot i bokföringen stämma med lagervärdet i lagersystemet. GR/IR ska kunna förklaras rad för rad:
- Inleveranser som väntar på faktura. Normalt. Saldot ska motsvara dem.
- Prisdifferenser för sålt gods som inte bokförts mot prisdifferenskontot.
- Fakturor som bokförts mot ett kostnadskonto i stället för mot GR/IR. Då ligger inleveransen kvar på GR/IR och kostnaden tas två gånger.
- Varor som skickats tillbaka till leverantören utan att lagret bokats ut.
Ett GR/IR som växer månad för månad är ofta ett tecken på den tredje punkten.
Så gör Fluit
Fluit bokför lagret som verifikat i Fortnox. Rörelserna samlas till ett verifikat per lager och dag: inleverans mot GR/IR, plock för kund mot kostnad för sålda varor, kassation mot svinnkontot. GR/IR är frivilligt. Utan det bokförs inleveranserna mot kostnad för sålda varor.
Leverantörsfakturans rader matchas mot inleveranserna med ett klick, och direkt när fakturan kommer in via inkorgen. Finns flera lika troliga inleveranser gissar Fluit inte, utan raden säger varför den väntar. En rad som ligger utanför bolagets eller leverantörens tolerans i pris eller antal får en avvikelse, och fakturan bokförs inte förrän en chef godkänt den. Mer om det på sidan om leverantörsfakturor.
Med inställningen för prisdifferens påslagen delar Fluit differensen när fakturan bokförs, på samma sätt som exemplet ovan. Dialogen före bokföringen visar tre belopp: differensen mot inleveranserna, vad som läggs på lagervärdet och vad som avser sålt gods. Lagerdelen går med i dagens lagerverifikat, mot GR/IR. Den sålda delen ligger kvar på GR/IR och listas per månad under Lageravstämning, med vad som återstår att bokföra mot ert prisdifferenskonto och en export till CSV. Har bolaget inget GR/IR-konto går lagerdelen i stället mot kostnad för sålda varor, och den sålda delen är redan kostnadsförd. Då finns inget kvar att bokföra. Inställningen är avslagen från början. Utan den ligger lagret kvar på inleveransens pris, och hela differensen bokförs i ekonomisystemet.
Själva leverantörsfakturan registreras i Fortnox som förut. Fluit rör aldrig leverantörsskulden.
