Det finns två sätt att ha fel om inköpstiming. För sent ger tomma hyllor och tappade order. För tidigt binder kapital och proppar lagret. Var den rätta tidpunkten ligger styrs av beställningspunkt, säkerhetslager och ledtid, och de går att räkna ut.

Ledtid: hur länge tar leveransen?

Ledtiden är tiden från att du lägger en inköpsorder tills varan står på hyllan, redo att användas. Den rymmer leverantörens hantering, transporten och din egen inleverans. Är ledtiden tio dagar måste du beställa minst tio dagars förbrukning innan lagret tar slut.

Säkerhetslager: bufferten mot det oväntade

Verkligheten håller sig sällan till snittet. Efterfrågan kan rusa och leveransen kan dröja. Säkerhetslagret är den buffert du håller för att inte stå tomhänt när det händer.

En enkel formel:

Säkerhetslager = genomsnittlig dagsförbrukning × antal buffertdagar

Säljer du i snitt 20 enheter per dag och vill vara skyddad i 5 extra dagar blir säkerhetslagret 100 enheter. Ju mer efterfrågan och ledtid svänger, desto större behöver bufferten vara.

Beställningspunkt: tröskeln som säger “köp nu”

Beställningspunkten (orderpunkten) är den lagernivå där du ska lägga en ny order för att hinna fylla på innan lagret når säkerhetslagret. Formeln knyter ihop de tre begreppen:

Beställningspunkt = (dagsförbrukning × ledtid i dagar) + säkerhetslager

Med 20 enheter per dag, 10 dagars ledtid och 100 enheters säkerhetslager:

Beställningspunkt = (20 × 10) + 100 = 300 enheter

När saldot når 300 är det dags att beställa. Under de tio dagar leveransen tar förbrukar du 200 enheter och landar på 100, alltså säkerhetslagret, precis när påfyllningen kommer in.

Från tröskel till beställningsförslag

Att hålla reda på beställningspunkten för hundratals artiklar för hand är ohållbart. Det är den sortens räknande som MRP, materialbehovsplanering, gör åt dig.

Fluits MRP-motor väger in efterfrågan, lagernivåer, ledtider och säkerhetslager och lägger fram beställningsförslag: konkreta rekommendationer om vad, hur mycket och när du bör köpa. Den flaggar också för saker som saknad leverantör, för kort ledtid, nivå under säkerhetslager och brådskande order. Du godkänner förslagen och gör om dem till färdiga inköpsorder.

Skillnaden mellan en beställningspunkt och ett beställningsförslag är alltså skillnaden mellan att själv bevaka tröskeln och att få den bevakad åt dig.