En butiksinventering liknar en lagerinventering i allt utom det som gör den svår. Varorna står framme, kunderna rör dem, samma artikel finns på tre ställen samtidigt, och en del av differensen kommer aldrig att gå att förklara med ett registreringsfel.
Det påverkar hur räkningen bör läggas upp. Ordningen på ytan måste vara återställd innan någon börjar räkna, sektionerna måste vara tydligt avgränsade, och baklagret måste räknas i samma omgång som hyllan.
Dela butiken i sektioner
Rita upp butiken och numrera varje yta: hyllsektioner, gondoler, väggar, kassaområde, skyltfönster, baklager, lastkaj. Varje sektion får en egen lista och en ansvarig.
Poängen är gränsdragningen. Utan numrerade sektioner uppstår båda felen samtidigt: en yta räknas av två personer medan en annan hoppas över, och ingen av dem syns förrän differenserna dyker upp. Med sektioner räcker det att bocka av listan för att veta att allt är täckt.
Märk sektionen som klar när den är räknad. Butiksinventeringar avbryts oftare än lagerinventeringar, och då ska ingen behöva minnas var arbetet stannade.
Städa upp innan räkningen börjar
Det mesta som blir en differens går att förhindra innan räkningen ens har börjat:
- Ställ tillbaka varor som hamnat fel. Artikeln som ligger i fel hylla räknas som överskott på ett ställe och underskott på ett annat.
- Samla ihop samma artikel. Ligger den på tre platser i butiken blir det tre chanser att räkna fel och en att missa en av dem.
- Kassera det som är trasigt eller osäljbart först. Bokas kassationen ut efter räkningen blandas den ihop med svinnet, och då går de två inte att skilja åt i efterhand.
- Bestäm vad som gäller för varor i kundvagnar och reservationer. De ska antingen vara ute ur saldot eller räknas, inte båda delarna.
Räkna blint, sektion för sektion
Skriv ut listan utan det förväntade antalet. Ser räknaren att det ska stå tolv på hyllan slutar räkningen vid tolv, och det är just i högar av likadana varor som effekten är störst.
Räkna en sektion färdigt innan nästa börjar, och räkna uppifrån och ned, vänster till höger, i samma ordning varje gång. Ordningen låter petig men är det som gör att en avbruten räkning går att återuppta utan att något dubbelräknas.
Underlaget gör du i inventeringslistan: en lista per sektion, sorterad så att den följer hyllan, med några tomma rader sist för varor som står där men inte finns på listan.
Baklagret hör till samma saldo
Det vanligaste felet i en butiksinventering är att bara butiksytan räknas. Saldot i systemet gäller allt du äger på adressen, så kartongen i baklagret och pallen på lastkajen ingår.
Räkna dem som egna sektioner, men i samma omgång som butiken. Räknas baklagret en annan dag hinner varor flyttas ut i hyllan däremellan, och då dubbelräknas de.
Skilj svinn från felregistrering
I ett renodlat lager beror nästan alla differenser på hur något registrerats. I butik finns en orsak till, och de två ska inte hanteras likadant. Mönstret i avvikelsen skiljer dem oftast åt:
| Mönster i differensen | Trolig orsak |
|---|---|
| Stadigt underskott på små, stöldbegärliga varor | Svinn |
| Avvikelse i jämna multiplar av förpackningen | Fel enhet vid inleverans eller i kassan |
| Två snarlika artiklar avviker lika mycket åt olika håll | Fel artikel skannad i kassan |
| Överskott på kampanjvaror | Multipack sålt som styck, eller tvärtom |
| Ett hopp vid ett enda tillfälle | Leverans registrerad på fel antal |
Svinnet i procent räknar du som värdet av det som saknas delat med försäljningen under perioden mellan två räkningar. Talet är bara användbart om felregistreringarna först är rensade bort. Annars mäter du administrativa fel och stöld i samma siffra och kan inte åtgärda någon av dem.
Inventeringsdifferens-verktyget rangordnar avvikelserna efter belopp och skiljer på nettodifferensen, alltså hur lagervärdet påverkas, och bruttodifferensen, alltså hur mycket som faktiskt låg fel. Det andra talet är det som rör sig när rutinerna i butiken förbättras.
Räkna oftare på det som rör sig
Ett årligt stopp där hela sortimentet räknas ger ett korrekt lagervärde till bokslutet och väldigt lite annat. En differens som upptäcks i december kan ha uppstått i mars, och då finns ingenting kvar att spåra.
De mest sålda och mest stöldbegärliga varorna tjänar på att räknas betydligt oftare, gärna varje månad, medan svansen klarar sig med en gång om året. Det är rullande inventering i sin enklaste form, och den kräver varken stängd butik eller övertid: en sektion i taget under en lugn timme räcker.
Systemet bakom butiken
Fluit är inte ett kassasystem. Kassan i butiken behåller du. Fluit är navet bakom den, där artiklar, priser, lager och order ligger på samma data, och där inventeringen läggs upp per plats, per kategori eller som cykelräkning med räkning i mobilappen. Blindräkning och godkännande innan saldot ändras ingår i flödet. Läs mer om affärssystem för handel och detaljhandel eller om inventering i Fluit.
