Räkningen är den enkla delen av en inventering. Det som avgör om dagen var värd sitt pris är vad som händer med differenserna efteråt, och det är också där de flesta inventeringar tappar sitt värde: siffrorna förs in, saldot justeras, och nästa år står samma artiklar fel igen.
En inventering har två mottagare med olika behov. Ekonomiavdelningen vill ha ett verifierat lagervärde till bokslutet. Lagret vill ha ett saldo som går att lita på när en order ska lovas på tisdag. Den första behöver ett korrekt slutresultat, den andra behöver veta varför det blev fel.
1. Avgränsa vad som ska räknas
Skriv ned omfånget innan någon börjar: vilka lager, vilka zoner, vilka artikelgrupper. Utan en tydlig gräns går resultatet inte att stämma av, eftersom en artikel som saknas i listan lika gärna kan ha legat utanför omfånget som ha missats.
Fyra saker brukar vara oklara och bör bestämmas i förväg:
- Gods i transit. Varor som lämnat leverantören men inte kommit in räknas inte, men ska stämmas av mot inleveranserna.
- Kundägt eller konsignationslager. Finns fysiskt hos dig men tillhör någon annan. Räkna det separat, och ta inte med det i lagervärdet.
- Reklamationer och returer. Gods som väntar på beslut ligger ofta i ett hörn utan lagerplats. Bestäm om det ingår.
- Kasserat men inte utbokat. Det som står kvar på pallen fast det är skrotat ska bort ur saldot, inte räknas in i det.
2. Frys rörelserna
Ett saldo går bara att stämma av mot en tidpunkt. Plockas det medan räkningen pågår mäter du mot ett rörligt mål, och differenserna blir omöjliga att tolka.
Full frysning av hela lagret krävs bara vid full inventering. Räknar du zon för zon räcker det att stänga zonen som räknas. Gods som kommer in under tiden läggs på en märkt yta utanför omfånget och registreras när räkningen är klar. Detsamma gäller plock som måste ut: dokumentera vad som togs och från vilken plats, så att raden går att korrigera i efterhand.
3. Räkna blint
Vid blindräkning ser räknaren inte det förväntade antalet. Det låter som en detalj men ändrar resultatet: den som vet att det ska vara 48 slutar räkna vid 48. Effekten är inte slarv utan hur uppmärksamhet fungerar, och den är störst i höga staplar och stora kollin, alltså precis där felen kostar mest.
Några saker gör räkningen mer tillförlitlig:
- Sortera underlaget på lagerplats. Listan ska följa gången man går, inte artikelnummerordningen. En hylla räknas klart innan nästa börjar, och en missad plats syns direkt.
- Lämna tomma rader sist. De är till för varor som står på platsen men inte finns på listan. Ofta är det där förklaringen till differenserna sitter.
- Skanna hellre än att bocka av. Streckkoden tar bort artikelförväxlingen, som annars är den vanligaste orsaken till att två artiklar avviker med exakt samma antal åt olika håll.
Underlaget gör du i verktyget inventeringslista, antingen från en Excelexport ur affärssystemet eller som en blank mall att fylla i för hand.
4. Granska differenserna
Nu börjar det som faktiskt är värt tid. Ställ upp räknat mot system, räkna ut avvikelsen i både antal och kronor, och sortera på belopp.
Två mått säger olika saker. Nettodifferensen är summan med tecken och visar hur lagervärdet påverkas. Bruttodifferensen är summan av avvikelsernas belopp utan tecken och visar hur mycket som låg fel. Ett lager där femton artiklar ligger över och fjorton under kan ha en nettodifferens nära noll och ändå ha nästan trettio felaktiga saldon. Följer du bara nettot ser processen bättre ut än den är.
Inventeringsdifferens-verktyget räknar fram båda talen plus lagerprecisionen, och rangordnar artiklarna efter avvikelse i kronor.
Leta sedan efter mönster i stället för att beta av rad för rad. De vanligaste orsakerna lämnar tydliga spår:
| Mönster i differensen | Trolig orsak |
|---|---|
| Stabilt minus på artiklar som plockas ofta | Plockat men inte avrapporterat |
| Två artiklar avviker lika mycket åt olika håll | Fel plockplats, eller förväxlade artiklar |
| Avvikelsen är en jämn multipel av förpackningen | Enhetsförväxling: styck mot förpackning |
| Ett engångshopp som sedan ligger kvar | Inleverans registrerad på fel antal |
| Utspritt minus utan annan förklaring | Svinn |
5. Godkänn och justera
Avvikelser över en viss gräns ska räknas om innan de godkänns, och omräkningen ska göras av någon annan än den som räknade första gången. Sätt gränsen i kronor snarare än i procent: tio procents avvikelse på en artikel för sju kronor är inte värd en andra vända, medan två procent på ett dyrt kullager är det.
Godkännandet bör ligga hos någon annan än räknaren. Det är inte misstroende utan samma princip som gäller i övriga ekonomiflöden, och den enda anledningen till att differensen får ett spår som går att följa upp.
Notera orsaken till varje bekräftad avvikelse. Utan den noteringen är nästa inventering en upprepning av den här.
Bokslut, revisor och inventeringsintyg
Varulagret ska vara inventerat vid räkenskapsårets slut, och räkningen ska dokumenteras. Lagen om inventering av varulager för inkomstbeskattningen säger att den som är bokföringsskyldig ska inventera varje post i lagret och upprätta en förteckning där posten tas upp med sitt värde. På förteckningen ska sedan den skattskyldige teckna en på heder och samvete avgiven försäkran om att ingen lagertillgång har undantagits vid inventeringen.
Det är den försäkran som i dagligt tal kallas inventeringsintyg. Notera vem som skriver under: ansvaret ligger på den skattskyldige, inte på den i lagret som höll i räkningen. Förteckningen ingår i räkenskapsmaterialet och ska sparas.
Värderingen är ett eget steg efter räkningen. Huvudregeln är lägsta värdets princip, alltså det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet, med inkurans hanterad artikel för artikel. Vilken metod som gäller för just ditt lager, och hur schablonregeln får användas, är en fråga för din redovisningskonsult. Skatteverket har de aktuella reglerna.
Är revisorn på plats vid räkningen gör hen egna stickprov. Det underlättar om räknelistorna är daterade, sorterade på plats och går att koppla till de justeringar som sedan bokförts.
Alternativet: räkna löpande i stället
Den stora årliga inventeringen har ett inbyggt problem. En differens som upptäcks i december kan lika gärna ha uppstått i februari, och då finns ingen spårbarhet kvar. Orsaken går inte att fastställa, så justeringen blir det enda som händer.
Rullande inventering, även kallad cykelräkning, delar upp arbetet i stället. En liten del av sortimentet räknas åt gången, löpande under året, med frekvensen satt efter artikelns betydelse. En vanlig indelning bygger på ABC-analys: A-artiklarna räknas varje kvartal, B-artiklarna halvårsvis och C-artiklarna en gång om året.
Fördelen är att felen hittas nära i tiden, när det fortfarande går att se vad som hände. Lagret slipper dessutom stå still, och räkningen kan läggas i luckor när det ändå är lugnt. För de flesta lager med rimlig precision fungerar löpande räkning som underlag också vid bokslutet, förutsatt att täckningen är dokumenterad och justeringarna godkända.
I Fluit
Inventeringen läggs upp med ett omfång: hela lagret, en plats, en kategori, en ABC-klass för cykelräkning, ett slumpmässigt stickprov, eller en enskild artikel som räknas om direkt i appen. Räkningen görs med skanner i WMS-appen, med blindräkning påslagen.
Variansen visas per rad i både antal och belopp, och summeras till antal avvikande rader och total varians i kronor. Lagersaldot ändras först när inventeringen godkänts i ett eget steg, och den som godkände sparas på inventeringen. Se inventering i Fluit.
