Två tal som svarar på olika frågor

En inventering ger två helt olika slutsatser beroende på hur differenserna summeras, och båda behövs.

Nettodifferensen är summan av alla avvikelser med tecken. Den svarar på vad som händer med lagervärdet, alltså frågan ekonomiavdelningen ställer inför bokslutet.

Bruttodifferensen är summan av avvikelsernas belopp utan hänsyn till tecken. Den svarar på hur mycket som låg fel, vilket är frågan lagret ska ställa. Skillnaden mellan de två är ofta stor: femton artiklar över och fjorton under kan ge en nettodifferens nära noll och ändå betyda att nästan trettio saldon var felaktiga.

Ett lager som bara följer nettot ser därför bättre ut än det är. Det är bruttot som rör sig när processen förbättras.

Så räknas precisionen

Lagerprecision = antal rätträknade artiklar ÷ antal räknade artiklar 178 / 190 = 93,7 %

Måttet räknar rader, inte kronor. Varje artikel väger lika mycket, oavsett om det handlar om en bricka för sju kronor eller ett kullager för trehundra. Det är avsiktligt: precisionen mäter hur väl rutinerna fungerar, och en slarvigt hanterad billig artikel är lika mycket ett processfel som en dyr.

Precision i värde = 1 − summa av differensernas belopp ÷ lagervärde enligt system 1 − 41 200 / 2 380 000 = 98,3 %

Det andra måttet väger in vad avvikelserna är värda. De två talen skiljer sig nästan alltid åt, och riktningen säger något: är precisionen i värde klart högre än precisionen i antal sitter felen i billiga artiklar, och tvärtom.

Toleransen ska normalt stå på noll. Ett styckräknat saldo är antingen rätt eller fel. Först för varor som vägs, mäts eller tappas upp finns det skäl att acceptera en avvikelse, och då bör gränsen sättas efter mätmetodens noggrannhet.

Vad avvikelserna brukar bero på

Differenser uppstår sällan slumpmässigt, och när samma plats eller artikelgrupp återkommer i listan finns nästan alltid en förklaring i arbetssättet:

  • Plockat men inte avrapporterat. Varan är ute ur lagret medan saldot står kvar. Ger ett stabilt underskott på just de artiklar som plockas oftast.
  • Fel plockplats. Två snarlika artiklar bredvid varandra ger ett överskott på den ena och ett underskott på den andra, ofta med exakt samma antal.
  • Enhetsförväxling. Förpackning räknas som styck eller tvärtom. Avvikelsen blir då en jämn multipel av förpackningsstorleken.
  • Inleverans registrerad på fel antal. Syns som ett överskott eller underskott som uppstår vid ett enda tillfälle och sedan ligger kvar.
  • Svinn. Det som återstår när de andra förklaringarna är uteslutna, och anledningen till att differenser är värda att spara historik på.

Vad du gör med resultatet

Börja i toppen av listan. Artiklarna med störst avvikelse i kronor är de som ska räknas om innan något godkänns, och det är också i dem en systematisk orsak syns tydligast. När omräkningen bekräftar differensen justeras saldot, men anteckna orsaken: utan den blir nästa inventering en upprepning av den här.

Artiklar som avviker om och om igen förtjänar tätare räkning än resten. Det är i praktiken vad cykelräkning gör systematiskt, och underlaget att räkna efter gör du i inventeringslistan.

I Fluit räknas variansen fram per rad i både antal och belopp direkt när inventeringen är klar, och summeras till antal avvikande rader och total varians i kronor. Inget lagersaldo ändras förrän inventeringen godkänts i ett eget steg. Se inventering i Fluit.