Prioritera, annars gör leverantören det

Den vanligaste kravlistan är en lista där allt är viktigt. Den är lätt att skriva och omöjlig att svara på: varje leverantör plockar de krav som passar den egna produkten, visar dem i demon och lämnar resten. Prioriteringen sker ändå, men någon annan gör den och ni ser den inte.

Därför har varje rad här tre lägen i stället för en kryssruta. Måste betyder att ett system utan det här faller bort. Bra att ha betyder att det påverkar valet men inte avgör det. Inte aktuellt är lika användbart som de andra två: det korta svaret spar demotid åt båda parter.

Blir det trettio måste-krav är listan inte prioriterad, den är bara nedskriven. Gå igenom dem igen och fråga: skulle vi verkligen välja bort ett system som i övrigt passar perfekt, för just den här raden?

Beskriv hur ni gör idag — inte vad systemet ska ha

Fritextrutan sist i varje avsnitt är den mest värdefulla på hela sidan, och den som oftast lämnas tom. Ett krav som "stöd för delleverans" kan uppfyllas av vilket system som helst. Att ni skickar cirka fyrtio delleveranser i veckan, att lagret meddelar dem i ett kalkylblad och att kunden ringer och frågar var resten är — det går inte att svara ja på utan att faktiskt ha en lösning.

En bra beskrivning innehåller ett antal, ett moment och ett problem. Två personer lägger en halv dag i veckan på att stämma av saldot mot webbutiken, och det blir ändå fel någon gång i månaden säger mer än tio kravrader.

Det som kostar mest står sällan i kravlistan

Kraven handlar nästan alltid om funktioner, medan det som spräcker tidplanen är någonting annat: migreringen av artiklar och saldon, integrationerna som ska byggas, och att personalen ska hinna lära sig systemet samtidigt som verksamheten rullar vidare. Sista avsnittet finns därför med, och de raderna förtjänar samma allvar som de andra.

Två frågor är värda att ställa tidigt till varje leverantör: vem gör migreringen, och vad händer med den om datan i det gamla systemet är rörig? Svaret skiljer sig mer mellan leverantörer än något funktionskrav.

Skicka samma lista till alla

Tre demonstrationer utan gemensam grund blir tre olika samtal, och det som fastnar är vem som var mest övertygande. Får alla samma lista i förväg blir svaren jämförbara, och det syns tydligt vem som svarar på frågan och vem som byter ämne.

Listan nämner inte Fluit i något krav. Det är avsiktligt: en kravlista med en leverantörskolumn är en broschyr, och den hade ingen tagit med sig till nästa möte.

Efter listan

När raderna är ifyllda har ni underlag för tre saker: en intern diskussion om vad som faktiskt ska bli bättre, en agenda för demon, och något att jämföra svaren mot efteråt. Vill ni se hur Fluit hanterar era måste-krav finns funktionerna beskrivna, en jämförelse med andra system och vad det kostar.

Ta med listan till demon. Vi går hellre igenom era rader än vår egen presentation.